Comment créer une réservation dans le backoffice TourTask
Saisissez une réservation reçue par téléphone, par e-mail ou en personne. Vos visites doivent d’abord être configurées : voir les visites.
Remplir depuis la conversation, en haut du formulaire, lit la conversation et remplit la réservation pour vous : voir Remplir depuis la conversation.
Remplir la réservation
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Ouvrez le formulaire
Allez dans Réservations → Créer.
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Saisissez le contact
Sous Contact, tapez l’E-mail du client et choisissez-le s’il a déjà réservé. Pour un nouveau client, remplissez Nom, Langue, Pays et Numéro de téléphone. Laissez Contact en cours de voyage activé s’il voyage aussi : il devient le premier passager.
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Vérifiez les prix
Sous Économie, vérifiez la Devise, et la Liste de prix si vous en avez plusieurs. Ajoutez une Remise générale ou un Code promo si vous en avez convenu : voir Codes promo.
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Ajoutez les passagers
Sous Passagers, indiquez combien voyagent. Donnez à chacun une Tranche d'âge, ou son âge, qui choisit la tranche d’âge pour vous.
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Ajoutez chaque visite
Sous Visites, choisissez une date dans la colonne Privé ou Groupe de la visite, choisissez l’heure ou le départ, puis cliquez sur Ajouter comme visite privée ou Ajouter comme visite de groupe. La visite va dans le Panier.
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Ajoutez des extras
Dans le Panier, cochez les modules complémentaires qu’une visite propose. Pour tout le reste, comme un transfert, cliquez sur Ajouter un article personnalisé.
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Vérifiez les détails de la réservation
Sous Réservation, vérifiez le Nom de la réservation. Renseignez le Canal de distribution, les Étiquettes ou les Informations complémentaires si besoin.
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Enregistrez-la
Cliquez sur Créer une réservation. Cliquez ensuite sur Envoyer un e-mail pour envoyer au client sa confirmation de réservation, ou sur Ne pas envoyer.
Guides, chauffeurs et véhicules
Pour une visite privée ou un article personnalisé du panier, la ligne liste les composants nécessaires chaque jour, comme un guide ou un véhicule. Choisissez qui fait chaque mission et ce que vous lui payez. Un avertissement s’affiche quand cette personne a déjà une mission à cette heure-là ; vous pouvez quand même enregistrer.
Prix et acomptes
Chaque ligne prend son prix dans vos tarifs des visites pour la date et le groupe de la réservation. Pour facturer un autre montant, choisissez Modifier le prix dans le menu de la ligne (⋮) : voir Gérer une réservation.
Sous Économie, Options d'acompte fixe ce que le client peut payer d’abord, et Date limite du paiement intégral une date facultative pour le reste.
Questions fréquentes
Le panier est vide, aucune visite n’a de date, ou une ligne n’a pas de prix. Le formulaire indique lequel. Un prix de 0 est permis : la ligne devient gratuite.
Oui. Le panier vous avertit, mais vous pouvez enregistrer la réservation. Votre site web et les agences de voyages ne l’accepteraient pas.
Seulement tant que la réservation n’a ni paiement ni remboursement, et qu’aucun paiement n’est en cours : ses montants sont enregistrés dans cette devise.