Bons de réservation, codes QR et marquer les réservations comme utilisées
Les clients reçoivent un bon pour chaque visite qu’ils réservent, avec un code QR qui ouvre leur page de réservation. Marquez une réservation comme utilisée quand ils se présentent, pour savoir qui est venu.
Le bon
Un bon est un billet PDF pour chaque visite d’une réservation, dans la langue du client.
- Il indique la visite, sa date, son heure et ses passagers, le statut de la réservation et l’hébergement du client, puis ce qui est compris et ce qu’il faut apporter, vos coordonnées, les informations de votre visite et vos conditions.
- Il est joint aux e-mails de confirmation de réservation et de confirmation de paiement.
- Le bouton Bons de voyage, en haut de la section Réservation de chaque réservation, le télécharge dans la langue de votre choix.
- Les réservations venant d’agences de voyages et d’agents reçoivent des bons sans code QR.
La page de réservation
Le code QR et chaque e-mail de réservation mènent le client à sa page de réservation : les détails de la réservation, ce qui reste à payer et où le payer. Page publique, à côté de Bons de voyage, l’ouvre dans l’une de vos langues, telle que le client la voit.
Les clients ne peuvent pas y annuler ni modifier une réservation : ils vous le demandent.
Marquer les réservations comme utilisées
- 1
Activez l’option
Dans Configuration → Réservations, sous Réservations utilisées, activez Permettre au personnel de marquer les réservations comme utilisées.
- 2
Marquez une réservation
Quand les voyageurs se présentent, ouvrez la réservation et cliquez sur Marquer comme utilisée dans son bloc Statut. C’est enregistré aussitôt.
- 3
Corrigez une erreur
Le bloc indique alors quand, et par qui, la réservation a été marquée comme utilisée. Annuler revient en arrière.
- Une réservation peut être marquée dès son premier jour, une fois confirmée. Son statut et ses paiements ne changent pas.
- Viator, Civitatis et les autres agences qui lisent les réservations dans TourTask voient qu’elle a été utilisée.
- Tant que l’option est activée, le bon affiche son code QR à côté de la visite, avec Présentez ce code QR au début de votre excursion.
Quand vous marquez une réservation GetYourGuide comme utilisée, TourTask en informe GetYourGuide et refuse ses annulations ultérieures de cette réservation. GetYourGuide ne peut pas revenir en arrière, donc Annuler n’est plus proposé une fois GetYourGuide informé.
Scanner les billets dans TourTask Crew
Tant que l’option est activée, vos guides peuvent marquer les réservations comme utilisées en scannant le code QR du bon avec Scanner les billets dans l’application TourTask Crew.
Questions fréquentes
Renvoyer la confirmation de réservation, dans le menu (⋮) en bas du formulaire de réservation, renvoie par e-mail la confirmation avec ses bons. Vous pouvez aussi les télécharger avec Bons de voyage et les envoyer vous-même.
L’option est désactivée, la réservation n’est pas encore confirmée ou son premier jour n’est pas encore arrivé : le bloc Statut indique alors à partir de quelle date elle peut être marquée.