Comment confirmer ou refuser une réservation en attente de confirmation

• Sa visite est réglée sur Toujours confirmer manuellement, ou sur Manuel uniquement pour les nouveaux départs et la réservation ouvre un nouveau départ.
• Elle a été faite après la date limite de la visite.
• Sa date est bloquée sans Blocage dur sur la façade du magasin.
• Elle dépasse une limite journalière de visites.
• C’est une visite privée à une date hors du programme de la visite.
• Elle a besoin d’une ressource épuisée et réglée sur Accepter les demandes de réservation sur le site web.
• Vous l’avez mise vous-même en Non confirmé, car vous n’étiez pas sûr de pouvoir assurer les services.

Ces règles se fixent sous Visites → Dates bloquées et date limite : voir Dates bloquées et date limite.

Une réservation faite sur votre widget de réservation affiche Confirmer et Refuser dans son encadré Statut.

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   Trouvez les réservations en attente

   Dans Réservations → Voir, ouvrez Filtres et réglez Statut sur Non confirmé.

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   Ouvrez la réservation

   Choisissez Gérer la réservation dans le menu (⋮) de sa ligne.

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   Confirmez-la

   Cliquez sur Confirmer, laissez Envoyer un e-mail au client coché, puis cliquez de nouveau sur Confirmer. Le client reçoit un e-mail avec un lien pour payer.

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   Ou refusez-la

   Cliquez sur Refuser si vous ne pouvez pas assurer les services, écrivez une Note pour le client si vous le souhaitez, puis cliquez de nouveau sur Refuser.

Refuser libère les places et ne facture rien, et une réservation refusée ne peut pas être réactivée. Une réservation avec des paiements ne peut pas être refusée : remboursez-les d’abord, ou annulez la réservation.

Une réservation faite dans le backoffice, importée, ou faite avec TourTask Sales ou l’assistant IA n’a pas de bouton Confirmer. Passez son statut de Non confirmé à Non payé et cliquez sur Sauvegarder. Le client n’est pas prévenu : envoyez-lui l’adresse de sa Page publique, où il peut payer.

Civitatis et d’autres revendeurs connectés via OCTO peuvent vendre une visite que vous confirmez vous-même, sous forme de demande ; Viator et GetYourGuide ne peuvent pas du tout la vendre. Une demande arrive en Non confirmé, avec Accepter et Refuser dans son encadré Statut.

• Accepter confirme la réservation et enregistre le paiement de l’agence.
• Refuser la refuse, avec une Note facultative. C’est irréversible.

Répondez avant la date limite de la réservation : passé ce délai, TourTask refuse de lui-même une demande sans réponse et vous prévient par e-mail.

Une commande sur le site web crée une seule réservation : un seul service en attente fait donc attendre toute la réservation. Activez Réserver séparément les services nécessitant une confirmation, dans Configuration → Réservations, sous Services nécessitant une confirmation, et un panier qui contient les deux sortes crée deux réservations : une que le client paie tout de suite, et une qui vous attend.

Chacune des deux affiche l’autre sous Réservé lors de la même commande. Un forfait reste toujours dans une seule réservation, et TourTask Sales et l’assistant IA créent toujours une seule réservation.