Enregistrer un paiement et rembourser une réservation
Enregistrez l’argent qu’un client vous a versé en dehors de votre page de réservation, et remboursez un paiement si nécessaire. Les paiements en ligne et ceux des agences de voyages s’enregistrent d’eux-mêmes.
Enregistrer un paiement
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Ouvrez la réservation
Ouvrez-la avec Gérer la réservation et repérez l’encadré Statut, dans la section Réservation.
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Choisissez le moyen de paiement
Cliquez sur Enregistrer un paiement et choisissez comment le client a payé.
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Saisissez le montant
Saisissez le Montant, ou cliquez sur Payer le total pour tout ce qui reste à payer. Ajoutez un Code de transaction si vous en avez un, et cliquez sur Confirmer.
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Sauvegardez
Cliquez sur Sauvegarder. Cliquez ensuite sur Envoyer un e-mail pour envoyer au client une confirmation de paiement, ou sur Ne pas envoyer.
Comment les paiements fixent le statut
| Payé jusqu’ici | Statut |
|---|---|
| Rien | Non payé |
| Une partie du total | Acompte versé |
| La totalité | Payé |
Sur une réservation au statut Non confirmé, Enregistrer un paiement apparaît une fois son statut passé à Non payé. Un remboursement réduit le montant payé, sauf s’il réduit aussi la valeur de la réservation (voir plus bas).
Rembourser un paiement
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Ouvrez le menu du paiement
Dans l’encadré Statut, ouvrez le menu (⋮) sur la ligne du paiement et choisissez Rembourser le paiement.
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Choisissez comment
Pour un paiement effectué en ligne, choisissez le remboursement via sa passerelle, par exemple Rembourser via Getnet, pour renvoyer l’argent tout de suite. Choisissez Marquer comme remboursé quand vous rendez l’argent vous-même.
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Saisissez le montant
Saisissez le Montant, ou un Pourcentage du paiement, et choisissez une Raison.
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Décidez de la valeur de la réservation
Laissez Réduire la valeur de la réservation activé quand le client reçoit moins que ce qu’il a réservé : une ligne de remboursement négative garde une réservation payée au statut Payé. Désactivez-le s’il doit encore le prix complet.
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Confirmez
Cliquez sur le bouton de la passerelle, par exemple Rembourser via Getnet, ou sur Confirmer pour un remboursement marqué. Puis cliquez sur Sauvegarder dans la réservation.
Un remboursement via la passerelle renvoie déjà l’argent. Ne le rendez pas aussi vous-même et ne le marquez pas comme remboursé : le client serait remboursé deux fois.
Annuler un remboursement ou un paiement
- Un remboursement envoyé via la passerelle ne peut pas être annulé.
- Un remboursement marqué, si : choisissez Supprimer le remboursement marqué dans le menu du paiement, puis Sauvegarder.
- Un paiement sauvegardé n’est jamais supprimé. Pour un paiement rejeté par la banque, choisissez Marquer comme rejeté : il ne compte plus comme payé.
Tous les paiements dans une liste
Réservations → Paiements liste tous les paiements et remboursements des dates que vous choisissez, avec Encaissements, Décaissements et Net pour chaque devise. Vous pouvez y faire une recherche, la filtrer par Type de paiement ou par devise, et l’exporter vers Excel. La voir est une autorisation à part : l’accès à Réservations → Voir ne l’inclut pas.
Paiements déclarés par les clients
Les clients qui paient par virement bancaire, Global66, Wise ou Zelle le déclarent sur leur page de réservation, et vous le confirmez à réception de l’argent : voir les virements bancaires.
Questions fréquentes
Le paiement n’a pas été fait en ligne, sa passerelle ne permet pas les remboursements, ou la réservation est annulée. Rendez l’argent en dehors de TourTask, puis utilisez Marquer comme remboursé.
Le montant payé dépasse le total de la réservation, par exemple après la suppression d’une visite. Remboursez la différence, ou ajoutez à la réservation ce que le client a payé.