Comment importer vos réservations depuis une feuille de calcul
Importez les réservations que vous avez déjà depuis un fichier Excel ou CSV, au lieu de les saisir à nouveau. Créez d’abord vos visites dans TourTask : l’importation ne crée jamais de visites.
Avant de commencer
- ✓Votre fichier indique, pour chaque réservation, le nom du client, la visite et sa date.
- ✓Vos visites de groupe ont les heures de départ de vos réservations : une réservation de groupe rejoint le départ de son heure.
- ✓Vous venez de FareHarbor ? TourTask associe pour vous les colonnes de son export : voir Depuis FareHarbor.
Importez votre fichier
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Ouvrez l’outil d’importation
Allez dans Réservations → Importer, ou cliquez sur Importer les réservations en bas de Réservations → Voir.
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Choisissez la source
Cliquez sur Feuille de calcul personnalisée.
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Chargez le fichier
Cliquez sur Choisir un fichier, ou glissez-déposez le fichier : Excel (.xlsx) ou CSV, 20 Mo au maximum. Si votre classeur a plusieurs feuilles, choisissez la Feuille. Cliquez sur Suivant.
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Associez les colonnes
Pour chaque colonne de votre fichier, choisissez sous Correspond à le champ TourTask qu’elle contient, ou laissez-la sur Ignorer. TourTask le devine d’après vos en-têtes. Nom du client, Excursion et Date de l'excursion sont obligatoires.
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Associez vos visites
Sous Associez vos circuits, choisissez la visite TourTask de chaque nom de visite de votre fichier. Les noms identiques, et ceux associés lors d’une importation précédente, sont déjà traités ; une Suggestion de l'IA complète les autres dont elle est sûre. Ne pas importer ces réservations laisse un nom de côté.
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Choisissez privée ou de groupe
Pour une visite que vous vendez des deux façons, choisissez Visite privée ou Visite de groupe : votre fichier n’indique pas laquelle les clients ont réservée.
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Associez les autres valeurs
Si votre fichier a d’autres colonnes qui nomment des éléments de TourTask, comme un mode de paiement ou un lieu de prise en charge, choisissez la Valeur TourTask de chacune de leurs valeurs.
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Vérifiez l’aperçu
TourTask vérifie chaque réservation sans rien enregistrer : combien sont prêtes, exclues ou impossibles à importer. Ouvrez Points à vérifier pour les détails : une erreur bloque une réservation, un avertissement non.
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Importez
Cliquez sur Suivant, puis sur le bouton d’importation avec le nombre de vos réservations, par exemple Importer 25 réservations. Chaque réservation est enregistrée séparément : une réservation qui pose problème ne bloque jamais les autres.
Ce que l’importation reprend
| Dans votre fichier | Dans TourTask |
|---|---|
| Nom, e-mail, téléphone, pays et langue du client | Le contact de la réservation ; un e-mail connu la relie au client existant |
| Visite, variante, date et heure | Une visite dans la réservation ; les lignes ayant la même référence de commande forment une seule réservation |
| Passagers | Un total, ou des adultes, des enfants et d’autres âges ; les noms et les âges aussi |
| Prix et devise | Votre prix est conservé ; sans prix, celui du jour |
| Montant payé | Un paiement dans la réservation |
| Annulée le | Une réservation annulée, tant que Importer les réservations annulées comme annulées est activé |
| Référence de réservation | Conservée dans la note de la visite, et utilisée pour ignorer les réservations déjà importées |
Les modules complémentaires, les agences et les hébergements ne sont pas importés.
Les réservations importées reçoivent vos e-mails automatiques comme les autres : un client dont la visite est passée peut recevoir une demande d’avis. Pour l’éviter, importez les réservations à partir d’aujourd’hui.
Réservations impossibles à importer
L’aperçu liste chaque réservation qu’il ne peut pas importer, avec la raison. Le cas le plus courant, pour les visites de groupe : une heure de départ qui ne fait pas partie des heures de la visite ce jour-là, ou un départ complet. Ajoutez l’heure à la visite ou augmentez la capacité, puis cliquez sur Retour et Suivant pour vérifier à nouveau.
Questions fréquentes
Oui, si une colonne contient une référence de réservation : les réservations déjà importées sont ignorées. Sans référence, elles seraient créées une seconde fois.
Non. Elle crée uniquement de nouvelles réservations.
Les membres de l’équipe autorisés à créer des réservations, avec accès à Réservations → Créer.