Comment annuler une réservation et la réactiver
L’annulation libère les places de la réservation et enregistre ce que chaque visite rembourse selon ses conditions d’annulation. Elle ne renvoie aucun argent : c’est à vous de le rendre.
Annuler une réservation
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Ouvrez la fenêtre d’annulation
Ouvrez la réservation avec Gérer la réservation. Dans le menu (⋮) en bas du formulaire, choisissez Annuler la réservation.
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Choisissez le motif
Sélectionnez la Raison : elle détermine le remboursement, comme le montre le tableau ci-dessous.
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Vérifiez chaque remboursement
Chaque visite affiche son remboursement et les conditions qu’elle applique. Saisissez un autre montant si vous en avez convenu un avec le client : au plus le prix de la visite avec ses extras. Remboursement total en fait la somme.
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Ajoutez une note
La Note s’affiche sur la réservation annulée. Cochez Envoyer un courriel d'annulation au client pour prévenir le client par e-mail.
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Confirmez
Cliquez sur Annuler la réservation. La liste des réservations s’ouvre à nouveau.
| Raison | Remboursement |
|---|---|
| Demande du client | Ce que vos conditions accordent selon le temps restant avant le début |
| Autre | Comme Demande du client |
| Force majeure | Ce que vos conditions remboursent quand la météo ou un autre événement empêche la visite |
| Défaillance du service | Ce que vos conditions remboursent quand vous ne pouvez pas assurer la visite pour une autre raison |
Rendre l’argent
Le remboursement enregistré dans la fenêtre d’annulation vous indique ce qui est dû au client. Rendez l’argent en dehors de TourTask : par virement bancaire, ou dans le tableau de bord de votre passerelle de paiement.
Remboursez-le avant d’annuler, avec Rembourser le paiement sur la réservation : les paiements d’une réservation annulée ne peuvent plus être remboursés via la passerelle. Mettez ensuite chaque remboursement de la fenêtre d’annulation à 0, pour que le remboursement ne soit pas enregistré deux fois. Voir Paiements et remboursements.
Réservations des agences de voyages
Une réservation que Viator, GetYourGuide ou une autre agence de voyages a envoyée via votre gestionnaire de canaux s’annule chez l’agence. Annuler la réservation affiche alors un lien vers l’extranet fournisseur de l’agence, et l’annulation arrive ensuite d’elle-même dans TourTask.
Une réservation que vous avez saisie vous-même et seulement marquée du canal d’une agence s’annule comme les autres.
Réactiver une réservation annulée
Réactiver la réservation, sur le bandeau d’une réservation annulée, défait l’annulation. La réservation revient dans vos listes, vos calendriers et vos disponibilités, les remboursements enregistrés par son annulation sont supprimés, et son statut de paiement suit à nouveau ses paiements.
- Si son départ de groupe s’est rempli entre-temps, TourTask indique combien de places seraient occupées. Choisissez Réactiver quand même, ou Annuler pour en rester là.
- Une réservation d’agence de voyages se refait chez l’agence, et une réservation revendue avec une entreprise partenaire se règle avec cette entreprise.
- Les blocages expirés et les réservations refusées ou rejetées ne peuvent pas être réactivés.
Questions fréquentes
Non. Ils vous le demandent, et vous annulez la réservation. Vos conditions d’annulation leur indiquent avant la réservation ce qu’ils récupéreraient.
Le bandeau d’une réservation annulée indique quand elle a été annulée, par qui, et la note. Une annulation venue d’une agence de voyages n’affiche aucun nom.
Oui. Un code à usage unique utilisé sur la réservation peut resservir. Si vous réactivez la réservation, elle le reprend.