Réservations de visites : consulter, rechercher et organiser
Une réservation, c’est l’achat par un client de visites, d’extras ou de locations pour des dates données. Quelle que soit son origine, elle figure sous Réservations → Voir et se modifie dans le même formulaire de réservation.
D’où viennent les réservations
Votre site web
Les clients réservent et paient dans votre widget de réservation.
Agences de voyages
Viator, GetYourGuide et d’autres, via le gestionnaire de canaux.
Votre équipe
Créez une réservation à la main ou à partir d’une conversation.
TourTask Sales
Vos vendeurs réservent en déplacement dans l’application Sales.
Assistant IA
Votre assistant IA réserve dans le chat.
Importation
Depuis un tableur ou un autre système de réservation, avec Réservations → Importer.
Statuts d’une réservation
Le statut d’une réservation suit ses paiements, et la couleur de chaque ligne de la liste l’indique.
Non confirmé
Attend votre confirmation, et le client ne peut pas encore payer : voir Confirmer les réservations.
Non payé
Confirmée, en attente du paiement du client.
Acompte versé
Une partie du prix est payée.
Payé
Payée en totalité. Une réservation dont le total est de 0 est aussi payée.
Une réservation annulée libère ses places, et la liste la masque, sauf si vous demandez à la voir. Comment les paiements font évoluer le statut : voir Paiements et remboursements.
Retrouver une réservation
Réservations → Voir s’ouvre sur les réservations créées au cours des 90 derniers jours, les plus récentes en premier.
- Rechercher des réservations… trouve n’importe quelle réservation, même annulée, par son nom ou son numéro, le nom d’un passager ou l’e-mail du contact.
- Filtres affine la liste par Statut, Réservations annulées, Canal de distribution, dates, Créé par, Contact ou Agence.
- Le menu d’une ligne (⋮) ouvre Aperçu rapide, un résumé avec les coordonnées des passagers, ou Gérer la réservation, pour la modifier.
Étiquettes
Un mot clé est votre propre libellé pour les réservations, comme VIP ou Lune de miel, afin de les retrouver plus tard.
- 1
Créez le mot clé
Ouvrez Réservations → Étiquettes, cliquez sur Créer une nouvelle étiquette, saisissez son Nom (20 caractères au maximum) et cliquez sur Sauvegarder.
- 2
Attribuez-le à une réservation
Dans la section Réservation de la réservation, cliquez sur Ajouter une étiquette, choisissez le mot clé, puis enregistrez la réservation avec Sauvegarder.
- 3
Filtrez par mot clé
Dans le Calendrier des opérations, choisissez Filtre → Étiquettes dans le menu des actions, puis le mot clé : seules les réservations qui le portent restent affichées.
Alertes de nouvelle réservation
Tant que TourTask est ouvert dans votre navigateur, chaque nouvelle réservation, quel que soit le canal, et chaque paiement déclenchent une alerte sonore. Vos propres actions ne vous alertent jamais.
Activez-les ou désactivez-les sur votre page Paramètres (l’icône à côté de votre nom, en haut à droite) : Alertes de nouvelle réservation, Alertes de paiement et Son d'alerte. Activer les notifications du navigateur les affiche aussi quand TourTask est en arrière-plan.
Questions fréquentes
Elle a été créée il y a plus de 90 jours, ou elle est annulée. Recherchez son nom ou son numéro, ou retirez le filtre Date affiché au-dessus de la liste.
Non. Les mots clés filtrent le Calendrier des opérations et son export.
Il vous faut un onglet TourTask ouvert dans votre navigateur et l’accès au Calendrier des opérations. Vérifiez les interrupteurs de votre page Paramètres.