Comment définir vos conditions d’annulation et vos remboursements

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   Ouvrez les conditions

   Allez dans Configuration → Réservations. Dans la carte Conditions d’annulation, cliquez sur Définir les conditions d’annulation, ou sur Modifier les conditions d’annulation si vous en avez déjà.

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   Ajoutez les lignes

   Sous Quand un client annule, chaque ligne dit : annuler Au moins tant de Jours avant le début (ou d’heures, ou de minutes) donne droit à ce Remboursement. Ajouter une ligne en ajoute une, jusqu’à cinq, et chacune rembourse moins que celle du dessus.

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   Fixez le remboursement plus tardif

   Toute annulation plus tardive est ce qu’un client obtient après l’échéance de la dernière ligne. Une annulation après le début ne donne rien.

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   Fixez vos propres annulations

   Sous Quand vous annulez, fixez le Remboursement pour Force majeure (la météo ou un autre événement indépendant de votre volonté empêche la visite) et pour Défaillance du service (vous ne pouvez pas l’assurer pour une autre raison).

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   Vérifiez et enregistrez

   Ce que voient les clients montre les conditions telles que les clients les liront. Cliquez sur Sauvegarder.

Tant que vous n’en avez pas défini, un client qui annule est remboursé en totalité jusqu’à 24 heures avant le début, et rien ensuite ; une annulation de votre part est remboursée en totalité. Les clients ne voient pas de conditions d’annulation : ce sont vos conditions générales qui disent ce qui s’applique. Supprimer les conditions, dans l’éditeur, revient à cette situation.

Dans la section Conditions d’annulation de l’éditeur de visites, choisissez Des conditions propres à cette excursion pour donner d’autres règles à une visite : l’éditeur s’ouvre sur une copie des conditions de votre entreprise. Si vous choisissez de nouveau Les conditions de votre entreprise, une confirmation vous est demandée. Les deux s’enregistrent aussitôt, sans le bouton Sauvegarder de la visite.

Une location offre le même choix dans sa section Réservation et annulation.

Une réservation garde les conditions en vigueur au moment où elle a été faite, quel que soit le canal. Modifier ou supprimer des conditions ensuite ne change rien aux réservations déjà faites. Quand vous en annulez une, la boîte de dialogue indique les conditions que suit chaque visite : Conditions en vigueur à la réservation, Vos conditions actuelles pour une réservation faite avant que vous ayez des conditions, ou Conditions par défaut.

• Sur votre site web : la page de chaque visite, sous Conditions d’annulation, et la commande, avant qu’ils réservent.
• Dans le chat : votre assistant IA s’en sert pour répondre aux questions de remboursement.
• Chez les agences de voyages connectées via OCTO, comme Civitatis : la date limite d’annulation gratuite. Viator et GetYourGuide appliquent les conditions que vous fixez dans leurs propres extranets.
• Pas dans les e-mails ni les bons : ils reprennent vos conditions générales.