Suivre les espèces de vos bureaux et de vos guides

1. 1

   Choisissez le point de vente

   Allez dans Gestionnaire de canaux → Points de vente, ouvrez l’un de vos propres points de vente et activez Suivre les espèces ici.

2. 2

   Comptez les espèces présentes

   Saisissez le montant des espèces présentes et cliquez sur Sauvegarder. À partir de là, chaque opération en espèces y est suivie.

Pour les espèces que détient un guide ou un vendeur, cliquez sur Suivre les espèces détenues par une personne dans Économie → Caisse, choisissez la personne et saisissez ce qu’elle détient maintenant. Seul un administrateur active le suivi des espèces.

1. 1

   Ouvrez le comptage

   Allez dans Économie → Caisse et cliquez sur Comptage sur la caisse.

2. 2

   Saisissez ce que vous trouvez

   Saisissez les espèces dans chaque devise, ou cliquez sur Compter billets et pièces.

3. 3

   Vérifiez

   Cliquez sur Vérifier. Si le compte est bon, le comptage est enregistré.

Si le compte n’est pas bon, recomptez, ou cliquez sur Enregistrer avec un écart et expliquez l’écart. Après trois vérifications, il ne reste plus qu’à enregistrer avec un écart.

Le personnel compte sans voir combien d’espèces sont attendues. Les espèces que détient un guide ou un vendeur sont comptées par quelqu’un d’autre.

Chacun demande une note. Une erreur peut être annulée jusqu’au comptage suivant.

• Ajouter des espèces : de la monnaie pour la caisse, des espèces apportées de la banque ou par le propriétaire, ou remises par une personne.
• Retirer des espèces : une dépense, un paiement à un guide, un chauffeur ou un partenaire, une commission, un remboursement ou des espèces prélevées par le propriétaire. Vous pouvez ajouter une photo du reçu.
• Déplacer vers une autre caisse : par exemple, quand un guide remet les espèces qu’il a encaissées.

Retirer toutes les espèces, prélever des espèces pour le propriétaire et faire un dépôt en banque demandent d’abord un comptage.

1. 1

   Enregistrez le dépôt

   Cliquez sur Porter à la banque sur la caisse, choisissez le compte bancaire et saisissez le montant.

2. 2

   Confirmez-le

   Quand la banque affiche l’argent, cliquez sur Confirmer en banque sous En route vers la banque. Saisissez la date de la banque, sa référence et le montant crédité.

Un dépôt que la banque a crédité en moins, ou qui n’est pas confirmé après 5 jours, attend dans À vérifier. Pour garder de la monnaie dans la caisse, renseignez Monnaie à garder dans la caisse dans Paramètres de la caisse : un dépôt propose alors d’emporter le reste.

• Quand vous enregistrez un paiement en espèces sur une réservation, choisissez dans Espèces mises dans la caisse où il a été mis.
• Un client qui paie dans une autre devise : activez Payé dans une autre devise et saisissez ce qu’il a donné et la monnaie rendue.
• Rembourser le paiement sur un paiement en espèces rend les espèces depuis une caisse, choisie dans Espèces rendues depuis.
• Payer les visites et Payer les commissions paient en espèces depuis une caisse, choisie dans Payé en espèces depuis.
• Les vendeurs de l’application TourTask Sales indiquent où sont allées les espèces, et ceux qui détiennent des espèces pour vous voient combien.

À vérifier liste ce que quelqu’un devrait examiner, comme les comptages avec un écart, les espèces retirées par votre personnel et les dépôts que la banque a crédités en moins. Sélectionnez-les et cliquez sur Marquer la sélection comme vérifiée.

Qui est prévenu choisit les administrateurs qui reçoivent un e-mail à ce sujet, et pour une caisse non comptée avant son heure dans Heure limite du comptage quotidien (Paramètres de la caisse). Historique sur une caisse liste ses opérations et ses comptages, et Exporter les télécharge dans un fichier Excel.