TourTask Crew est l’application mobile de TourTask pour les personnes qui assurent vos visites : guides, chauffeurs et tout autre fournisseur que vous affectez. Elle montre à chacun ses missions pour toutes les entreprises avec lesquelles il travaille, sur iPhone ou Android.
TourTask Crew en un coup d’œil
Leurs missions
Un calendrier de leurs missions, avec ce que leur rôle peut voir des réservations.
Offres de mission
Les missions que vous leur proposez, à accepter ou à refuser.
Tournée de prise en charge
Les prises en charge d’une visite de groupe, dans l’ordre de la route.
Alarme et rappels
Une alarme avant chaque mission, même en silencieux, et des rappels.
Relevés du compteur
Une photo du tableau de bord, lue par l’IA.
Partage de la position
Votre personnel d’exploitation voit où se trouve l’équipe.
Configurer TourTask Crew
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Donnez un accès à chacun
Sous Utilisateurs → Gérer, créez un utilisateur pour chaque guide ou chauffeur, avec Fournisseur et Envoyer un e-mail de bienvenue activés. Chacun choisit ensuite un mot de passe.
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Affectez-les aux visites
Affectez-les dans le Calendrier des opérations, ou envoyez-leur une offre de mission. La mission apparaît dans leur application, avec une notification.
Démarrer le circuit et Clôturer le circuit
Sur une mission avec un véhicule dont vous suivez la distance, l’équipe appuie sur Démarrer le circuit au début de la visite et sur Clôturer le circuit à la fin. Tant que votre entreprise montre où se trouve l’équipe, toutes les missions ont ces boutons. Démarrer le circuit est disponible à partir d’une heure avant le début de la mission, ou dès le début de sa journée si elle n’a pas d’heure de début.
- Démarrer le circuit demande le compteur kilométrique de chaque véhicule dont la distance est suivie, et Clôturer le circuit le redemande : voir Relevés du compteur.
- Tant que votre entreprise montre où se trouve l’équipe, une visite démarrée partage aussi la position de la personne, si elle l’autorise : voir Partage de la position.
Alarme et rappels sur le téléphone de l’équipe
TourTask Crew sonne et prévient chacun sur son téléphone, même sans réseau :
- Une alarme avant chaque mission qui a une heure de début, 1 heure avant ou selon le réglage de la personne. Elle sonne comme un réveil, même quand le téléphone est en silencieux.
- La veille de chaque jour avec des missions, à 18 h ou à l’heure choisie par la personne.
- Avant chaque mission qui propose Démarrer le circuit : 30 minutes avant, ou selon le réglage de Configuration → Rappels au personnel → TourTask Crew.
- À la fin d’une mission dont la visite est encore démarrée.
Chacun règle l’alarme, ou la désactive, sous Paramètres → Alarme avant chaque mission, et désactive les rappels sous Paramètres → Rappels. Une alarme se déplace toute seule quand sa mission change ; les rappels d’une mission affectée depuis le dernier chargement de l’application sont programmés dès que la personne ouvre l’application.
Premiers pas avec TourTask Crew
TourTask Crew n’est pas encore sur Google Play ni sur l’App Store.
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Connectez-vous
Saisissez l’e-mail et le mot de passe de votre accès TourTask, puis touchez Se connecter. S’ils servent dans plusieurs entreprises, l’application affiche Choisir les entreprises : choisissez celles à ajouter, toutes en une fois.
Questions fréquentes
Toute personne pour qui Fournisseur est activé sous Utilisateurs → Gérer. Un guide qui travaille pour plusieurs entreprises peut être connecté à toutes en même temps.
Ce que vos rappels au personnel laissent voir à son rôle, comme les lieux de prise en charge et les numéros de téléphone. Jamais les totaux des réservations, les coûts des autres personnes, ni les données de passeport ou médicales.
Oui, tant que les réservations peuvent être marquées comme utilisées sous Configuration → Réservations : Scanner les billets sur une mission lit le code QR du bon du voyageur.
En partie : le calendrier montre les missions chargées en dernier, l’alarme et les rappels sonnent toujours, et les relevés du compteur sont envoyés dès le retour de la connexion.