Je annuleringsbeleid en terugbetalingen instellen
Je annuleringsbeleid bepaalt wat een klant terugkrijgt als een boeking wordt geannuleerd. TourTask legt die terugbetaling vast wanneer je een boeking annuleert, en toont het beleid aan klanten voordat ze boeken.
Het beleid van je bedrijf instellen
- 1
Open het beleid
Ga naar Configuratie → Boekingen. Klik in de kaart Annuleringsbeleid op Annuleringsbeleid instellen, of op Annuleringsbeleid bewerken als je er al een hebt.
- 2
Voeg de rijen toe
Onder Als een klant annuleert zegt elke rij: wie Minstens zoveel Dagen voor het begin (of uren, of minuten) annuleert, krijgt deze Terugbetaling. Rij toevoegen voegt er een toe, tot vijf, en elke rij betaalt minder terug dan die erboven.
- 3
Stel de latere terugbetaling in
Elke latere annulering is wat een klant krijgt na de termijn van de laatste rij. Een annulering na het begin levert niets op.
- 4
Stel je eigen annuleringen in
Stel onder Als jij annuleert de Terugbetaling in voor Overmacht (het weer of een andere gebeurtenis buiten je macht houdt de tour tegen) en voor Servicefout (je kunt de tour om een andere reden niet uitvoeren).
- 5
Controleer en sla op
Wat klanten zien toont het beleid zoals klanten het zullen lezen. Klik op Opslaan.
Klanten gaan bij het boeken akkoord met je voorwaarden, en het beleid verandert daar niets aan. Zorg dat Configuratie → Voorwaarden hetzelfde zegt als je beleid.
Zonder beleid
Zolang je er geen instelt, krijgt een klant die annuleert tot 24 uur voor het begin alles terug en daarna niets, en een annulering door jou wordt volledig terugbetaald. Klanten zien geen beleid: wat geldt, staat in je voorwaarden. Beleid verwijderen in de editor brengt je terug naar deze situatie.
Een eigen beleid voor één tour
Kies in de sectie Annuleringsbeleid van de tour-editor Een eigen beleid voor deze tour om één tour andere regels te geven: de editor opent met een kopie van het beleid van je bedrijf. Kies je weer Het beleid van je bedrijf, dan moet je dat bevestigen. Beide worden meteen opgeslagen, zonder de knop Opslaan van de tour.
Een verhuur heeft dezelfde keuze in de sectie Boeken en annuleren.
Boekingen houden hun beleid
Een boeking houdt het beleid dat gold toen ze werd gemaakt, via welk kanaal ook. Een beleid later wijzigen of verwijderen verandert niets aan boekingen die al gemaakt zijn. Als je er een annuleert, noemt het dialoogvenster het beleid dat elke tour volgt: Beleid bij het boeken, Je huidige beleid voor een boeking van voordat je een beleid had, of Standaardbeleid.
Waar klanten het zien
- Op je website: op de pagina van elke tour, onder Annuleringsbeleid, en bij het afrekenen voordat ze boeken.
- In de chat: je AI-assistent beantwoordt er vragen over terugbetalingen mee.
- Bij reisbureaus die via OCTO gekoppeld zijn, zoals Civitatis: de termijn voor gratis annuleren. Viator en GetYourGuide gebruiken het beleid dat je in hun eigen extranet instelt.
- Niet in e-mails of vouchers: daarin staan je voorwaarden.
Veelgestelde vragen
Nee. Het bepaalt de terugbetaling die TourTask vastlegt als de boeking wordt geannuleerd. Het geld betaal je zelf terug: zie Annuleringen.
De boeking is gemaakt voordat je het beleid wijzigde, en houdt het beleid van bij het boeken. Je kunt in het annuleringsvenster wel een andere terugbetaling invullen.