Een betaling registreren en een boeking terugbetalen
Leg geld vast dat een klant je buiten je boekingspagina heeft betaald, en betaal een betaling terug als dat nodig is. Online betalingen en betalingen van reisbureaus worden vanzelf vastgelegd.
Een betaling registreren
- 1
Open de boeking
Open de boeking met Boeking beheren en zoek het vak Status in het onderdeel Boeking.
- 2
Kies de methode
Klik op Betaling registreren en kies hoe de klant betaalde.
- 3
Vul het bedrag in
Vul het bedrag in bij Bedrag, of klik op Totaalbedrag betalen voor alles wat nog openstaat. Voeg een Transactiecode toe als je die hebt, en klik op Bevestigen.
- 4
Sla op
Klik op Opslaan. Klik daarna op E-mail verzenden om de klant een betaalbevestiging te sturen, of op Niet verzenden.
Hoe betalingen de status bepalen
| Tot nu toe betaald | Status |
|---|---|
| Niets | Onbetaald |
| Een deel van het totaal | Aanbetaling betaald |
| Alles | Betaald |
Bij een boeking met de status Niet bevestigd verschijnt Betaling registreren zodra je de status op Onbetaald zet. Een terugbetaling verlaagt wat er betaald is, tenzij die ook de boekingswaarde verlaagt (zie hieronder).
Een betaling terugbetalen
- 1
Open het menu van de betaling
Open in het vak Status het menu (⋮) op de regel van de betaling en kies Betaling terugbetalen.
- 2
Kies hoe
Kies bij een online betaling de terugbetaling via de gateway, zoals Terugbetalen via Getnet, om het geld meteen terug te sturen. Kies Markeren als terugbetaald als je het geld zelf teruggeeft.
- 3
Vul het bedrag in
Vul het bedrag in bij Bedrag, of een Percentage van de betaling, en kies een Reden.
- 4
Beslis over de boekingswaarde
Laat Boekingswaarde verlagen aan staan als de klant minder krijgt dan geboekt: een negatieve terugbetalingsregel houdt een betaalde boeking op Betaald. Zet het uit als de klant nog de volle prijs verschuldigd is.
- 5
Bevestig
Klik op de knop van de gateway, zoals Terugbetalen via Getnet, of op Bevestigen bij een gemarkeerde terugbetaling. Sla de boeking daarna op met Opslaan.
Een terugbetaling via de gateway stuurt het geld al terug. Geef het dus niet ook nog zelf terug en markeer het niet als terugbetaald: dan krijgt de klant het twee keer terug.
Een terugbetaling of betaling ongedaan maken
- Een terugbetaling via de gateway kun je niet ongedaan maken.
- Een gemarkeerde terugbetaling wel: kies Gemarkeerde terugbetaling verwijderen in het menu van de betaling en daarna Opslaan.
- Een opgeslagen betaling wordt nooit verwijderd. Is een betaling teruggeboekt, kies dan Markeren als afgewezen: die telt dan niet meer als betaald.
Alle betalingen in één lijst
Boekingen → Betalingen toont alle betalingen en terugbetalingen voor de data die je kiest, met Ontvangen geld, Uitgegeven geld en Netto per valuta. Je kunt erin zoeken, filteren op Betaaltype of valuta, en de lijst exporteren naar Excel. De lijst zien is een aparte bevoegdheid: toegang tot Boekingen → Bekijken geeft die niet.
Betalingen die klanten melden
Klanten die betalen met een bankoverschrijving, Global66, Wise of Zelle melden dat op hun boekingspagina, en jij bevestigt het zodra het geld binnen is: zie bankoverschrijvingen.
Veelgestelde vragen
De betaling is niet online gedaan, de gateway kan niet terugbetalen, of de boeking is geannuleerd. Geef het geld buiten TourTask terug en gebruik daarna Markeren als terugbetaald.
Er is meer betaald dan het totaal van de boeking, bijvoorbeeld nadat je een tour hebt verwijderd. Betaal het verschil terug, of voeg aan de boeking toe waarvoor de klant betaald heeft.