Zo importeer je boekingen uit een spreadsheet
Importeer de boekingen die je al hebt uit een Excel- of CSV-bestand, in plaats van ze opnieuw in te typen. Maak eerst je tours aan in TourTask: de import maakt nooit tours aan.
Voordat je begint
- ✓Je bestand bevat voor elke boeking de naam van de klant, de tour en de datum.
- ✓Je groepstours hebben de starttijden waarop je boekingen beginnen: een groepsboeking sluit aan bij het vertrek op haar tijd.
- ✓Kom je van FareHarbor? TourTask koppelt de kolommen van de export voor je: zie Vanuit FareHarbor.
Importeer je bestand
- 1
Open de import
Ga naar Boekingen → Importeren, of klik op Boekingen importeren onderaan Boekingen → Bekijken.
- 2
Kies de bron
Klik op Eigen spreadsheet.
- 3
Upload het bestand
Klik op Bestand kiezen, of sleep het bestand erin: Excel (.xlsx) of CSV, maximaal 20 MB. Heeft je werkmap meerdere bladen, kies dan het Blad. Klik op Volgende.
- 4
Koppel de kolommen
Kies voor elke kolom van je bestand onder Wordt gekoppeld aan het TourTask-veld dat erin staat, of laat de kolom op Negeren staan. TourTask doet een voorstel op basis van je kolomkoppen. Klantnaam, Tour en Tourdatum zijn verplicht.
- 5
Koppel je tours
Kies onder Koppel je tours de TourTask-tour voor elke tournaam in je bestand. Exacte namen, en namen die je bij een eerdere import hebt gekoppeld, zijn al klaar; een AI-suggestie vult andere in waar die zeker van is. Deze boekingen niet importeren laat een naam weg.
- 6
Kies privé of groep
Voor een tour die je op beide manieren verkoopt, kies je Privétour of Groepstour: je bestand zegt niet wat de klanten hebben geboekt.
- 7
Koppel de andere waarden
Heeft je bestand andere kolommen die dingen in TourTask noemen, zoals een betaalmethode of een ophaallocatie, kies dan voor elk van hun waarden de TourTask-waarde.
- 8
Controleer het voorbeeld
TourTask controleert elke boeking zonder iets op te slaan: hoeveel er klaar zijn, worden weggelaten of niet kunnen worden geïmporteerd. Open Om te controleren voor de details: fouten houden een boeking tegen, waarschuwingen niet.
- 9
Importeer
Klik op Volgende en dan op de importknop met het aantal boekingen, zoals 25 boekingen importeren. Elke boeking wordt apart opgeslagen, dus een boeking met een probleem houdt de andere nooit tegen.
Wat de import meeneemt
| Uit je bestand | In TourTask |
|---|---|
| Naam, e-mail, telefoon, land en taal van de klant | Het contact van de boeking; een bekend e-mailadres koppelt de bestaande klant |
| Tour, variant, datum en tijd | Een tour in de boeking; rijen met dezelfde bestelreferentie vormen één boeking |
| Passagiers | Een totaal, of volwassenen, kinderen en andere leeftijden; ook namen en leeftijden |
| Prijs en valuta | Je prijs blijft behouden; zonder prijs de prijs van vandaag |
| Betaald bedrag | Een betaling op de boeking |
| Geannuleerd op | Een geannuleerde boeking, zolang Geannuleerde boekingen als geannuleerd importeren aanstaat |
| Boekingsreferentie | Bewaard in de notitie van de tour en gebruikt om al geïmporteerde boekingen over te slaan |
Add-ons, agentschappen en accommodaties worden niet geïmporteerd.
Geïmporteerde boekingen krijgen je automatische e-mails, net als alle andere: een klant van wie de tour voorbij is, kan een reviewverzoek krijgen. Wil je dat voorkomen, importeer dan boekingen vanaf vandaag.
Boekingen die niet kunnen worden geïmporteerd
Het voorbeeld toont elke boeking die het niet kan importeren, met de reden. Het meest voorkomend bij groepstours: een starttijd die die dag niet een van de tijden van de tour is, of een vertrek zonder vrije plaatsen. Voeg de tijd toe aan de tour of verhoog de capaciteit, en klik dan op Terug en Volgende om opnieuw te controleren.
Veelgestelde vragen
Ja, als een kolom een boekingsreferentie bevat: eerder geïmporteerde boekingen worden overgeslagen. Zonder referenties zouden ze opnieuw worden aangemaakt.
Nee. Hij maakt alleen nieuwe boekingen aan.
Medewerkers die boekingen mogen aanmaken, met toegang tot Boekingen → Creëren.