Boekingsvouchers, QR-codes en boekingen als gebruikt markeren
Klanten krijgen voor elke tour die ze boeken een voucher, met een QR-code die hun boekingspagina opent. Markeer een boeking als gebruikt als ze komen opdagen, zodat je weet wie er was.
De voucher
Een voucher is een pdf-ticket voor elke tour van een boeking, in de taal van de klant.
- Hij toont de tour met datum, tijd en passagiers, de status van de boeking en de accommodatie van de klant, en daarna wat inbegrepen is en wat ze moeten meenemen, je contactgegevens, je tourinformatie en je voorwaarden.
- De e-mails met de boekingsbevestiging en de betalingsbevestiging hebben hem als bijlage.
- De knop Tourvouchers, bovenaan de sectie Boeking van elke boeking, downloadt hem in de taal die je kiest.
- Boekingen van reisbureaus en agenten krijgen vouchers zonder QR-code.
De boekingspagina
De QR-code en elke boekingsmail brengen de klant naar zijn boekingspagina: de gegevens van de boeking, wat er nog te betalen is en waar. Openbare pagina, naast Tourvouchers, opent hem in elk van je talen, zoals de klant hem ziet.
Daar kunnen klanten een boeking niet annuleren of wijzigen: dat vragen ze aan jou.
Boekingen als gebruikt markeren
- 1
Zet de instelling aan
Zet onder Configuratie → Boekingen, bij Gebruikte boekingen, Medewerkers boekingen als gebruikt laten markeren aan.
- 2
Markeer een boeking
Als de reizigers komen opdagen, open je de boeking en klik je op Markeren als gebruikt in het vak Status. Het wordt meteen opgeslagen.
- 3
Maak een vergissing ongedaan
Het vak toont dan wanneer, en door wie, de boeking als gebruikt is gemarkeerd. Ongedaan maken draait het terug.
- Een boeking kan vanaf de eerste dag worden gemarkeerd, zodra hij bevestigd is. De status en de betalingen veranderen niet.
- Viator, Civitatis en andere reisbureaus die boekingen uit TourTask lezen, zien dat hij gebruikt is.
- Zolang de instelling aanstaat, toont de voucher zijn QR-code naast de tour, met Toon deze QR-code aan het begin van uw tour.
Als je een GetYourGuide-boeking als gebruikt markeert, laat TourTask dat aan GetYourGuide weten en weigert het latere annuleringen van die boeking door GetYourGuide. GetYourGuide kan dat niet ongedaan maken, dus wordt Ongedaan maken niet meer aangeboden zodra GetYourGuide het weet.
Tickets scannen in TourTask Crew
Zolang de instelling aanstaat, kunnen je gidsen boekingen als gebruikt markeren door de QR-code van de voucher te scannen met Tickets scannen in de app TourTask Crew.
Veelgestelde vragen
Boekingsbevestiging opnieuw verzenden, in het menu (⋮) onderaan het boekingsformulier, mailt de bevestiging met de vouchers opnieuw. Of download ze met Tourvouchers en stuur ze zelf.
De instelling staat uit, de boeking is nog niet bevestigd of de eerste dag is nog niet aangebroken: het vak Status zegt dan vanaf welke datum hij gemarkeerd kan worden.