Zo maak je een boeking in de backoffice van TourTask
Voer een boeking in die je per telefoon, per e-mail of persoonlijk hebt gekregen. Je tours moeten eerst ingesteld zijn: zie tours.
Invullen vanuit gesprek, bovenaan het formulier, leest het gesprek en vult de boeking voor je in: zie Invullen vanuit gesprek.
De boeking invullen
- 1
Open het formulier
Ga naar Boekingen → Creëren.
- 2
Vul het contact in
Typ onder Contact bij E-mail het adres van de klant en kies hem als hij al eerder heeft geboekt. Vul voor een nieuwe klant Naam, Taal, Land en Telefoonnummer in. Laat Contactpersoon is onderweg aanstaan als hij ook meereist: hij wordt dan de eerste passagier.
- 3
Controleer de prijzen
Controleer onder Financiën de Munteenheid, en de Prijslijst als je er meerdere hebt. Voeg een Algemene korting of een Promocode toe als je er een hebt afgesproken: zie Promocodes.
- 4
Voeg de passagiers toe
Geef onder Passagiers aan hoeveel er reizen. Geef ieder een Leeftijdsgroep, of vul zijn leeftijd in, waarmee de leeftijdsgroep vanzelf wordt gekozen.
- 5
Voeg elke tour toe
Kies onder Tours een datum in de kolom Privé of Groep van de tour, kies de tijd of het vertrek en klik op Voeg toe als privétour of Voeg toe als groepsrondleiding. De tour komt in de Winkelwagen.
- 6
Voeg extra’s toe
Vink in de Winkelwagen de add-ons aan die een tour biedt. Voor al het andere, zoals een transfer, klik je op Voeg een aangepast item toe.
- 7
Controleer de boekingsgegevens
Controleer onder Boeking de Boekingsnaam. Vul Distributiekanaal, Labels of Aanvullende informatie in als je ze nodig hebt.
- 8
Sla hem op
Klik op Boeking maken. Klik daarna op E-mail verzenden om de klant zijn boekingsbevestiging te sturen, of op Niet verzenden.
Gidsen, chauffeurs en voertuigen
Een privétour of een aangepast item in de winkelwagen toont de componenten die elke dag nodig zijn, zoals een gids of een voertuig. Kies wie elke opdracht doet en wat je hem betaalt. Er verschijnt een waarschuwing als die persoon op dat moment al een opdracht heeft; opslaan kan dan nog steeds.
Prijzen en aanbetalingen
Elke regel krijgt zijn prijs uit je tourprijzen voor de datum en het gezelschap van de boeking. Wil je iets anders rekenen, kies dan Prijs bewerken in het menu van de regel (⋮): zie Een boeking beheren.
Onder Financiën bepaalt Aanbetalingsopties hoeveel de klant eerst mag betalen, en Uiterste datum volledige betaling een optionele datum voor de rest.
Veelgestelde vragen
De winkelwagen is leeg, geen enkele tour heeft een datum, of een regel heeft geen prijs. Het formulier zegt welke. Een prijs van 0 mag: de regel is dan gratis.
Ja. De winkelwagen waarschuwt je, maar je kunt de boeking opslaan. Je website en reisbureaus zouden hem niet aannemen.
Alleen tot de boeking een betaling of een terugbetaling heeft, of er een betaling loopt: de bedragen zijn in die valuta vastgelegd.