Visites de groupe : départs, places et planification

Vous n’avez pas besoin de créer les départs à l’avance. La première réservation pour une date et une heure de début ouvre le départ, et les réservations suivantes le rejoignent jusqu’à ce que ses places soient prises. Pour planifier à l’avance, vous pouvez aussi ajouter des départs vous-même sur la page Planification. Ou affichez tous les départs que proposent vos horaires avant toute réservation, comme expliqué plus bas.

Visites → Planification de voyages de groupe liste vos départs de groupe sur une plage de dates, une ligne par groupe.

• Pax : un carré par place, rempli pour chaque passager réservé.
• NON DÉFINI sous un composant : personne n’est encore affecté. Cliquez dessus pour choisir un guide ou un véhicule et son coût.
• Sélectionnez les lignes comme dans un explorateur de fichiers : clic, Ctrl-clic ou Maj-clic, ou tracez un cadre par-dessus.
• Ajouter un filtre limite la liste à une seule visite.

Les onglets au-dessus de la liste agissent sur les départs et les groupes que vous sélectionnez :

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   Choisissez la visite

   Dans Ajouter des départs, choisissez la visite, la Plage de dates et l’Heure de prise en charge.

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   Choisissez les jours

   Choisissez les Jours de la semaine, et Jours impairs uniquement ou Jours pairs uniquement si la visite le demande.

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   Ajoutez-les

   Cliquez sur Ajouter des départs à l'horaire. Les dates qui ont déjà ce départ sont ignorées.

Un départ n’apparaît normalement dans le Calendrier des opérations et sur la page Planification qu’une fois réservé ou ajouté par vous. Si vous planifiez guides et véhicules longtemps à l’avance, vous pouvez afficher tous les départs que proposent les horaires de vos visites, à partir d’aujourd’hui, avec le même aspect qu’un départ planifié.

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   Choisissez les visites

   Allez dans Configuration → Réservations et trouvez la carte Départs prévus avant leur réservation. Choisissez Afficher pour toutes les visites, Afficher uniquement pour les visites sélectionnées ou Afficher pour toutes les visites sauf celles sélectionnées ; pour les deux dernières, choisissez aussi les visites. Le changement est enregistré aussitôt.

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   Planifiez les départs

   Dans le Calendrier des opérations ou sur la page Planification, affectez guides et véhicules, fixez leurs coûts, ajoutez un groupe ou modifiez la capacité, comme pour tout départ.

Rien n’est enregistré tant que vous ne modifiez pas un départ : votre première modification l’enregistre comme départ planifié, et les réservations le rejoignent ensuite comme tout départ planifié. Un départ que personne n’a réservé ni modifié ne peut être ni supprimé ni déplacé, car votre horaire le propose toujours : pour l’arrêter, bloquez la date ou modifiez l’horaire de la visite. Les excursions à terre ne sont pas affichées. Ne pas afficher désactive à nouveau le réglage ; les départs déjà enregistrés restent.

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   Sélectionnez les groupes

   Cliquez sur les lignes des groupes dans la liste, puis ouvrez Modifier les groupes.

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   Choisissez qui, et à quel coût

   Pour chaque composant, choisissez le Nom du guide ou du véhicule et saisissez le Coût. Activez Appliquer à côté de chaque valeur que vous définissez.

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   Enregistrez

   Cliquez sur le bouton d’enregistrement sous le formulaire, comme Enregistrer les modifications pour 1 groupe.

Vous pouvez aussi les affecter jour par jour dans le Calendrier des opérations. Le guide ou le véhicule d’un groupe déjà payé ne peut plus être changé.

Chaque groupe d’un départ a une liste de passagers, établie à partir des informations que votre visite recueille sur eux. Dans le Calendrier des opérations, ouvrez le menu (⋮) à côté des passagers du groupe et choisissez Voir la liste des passagers. Le personnel qui peut ouvrir le calendrier des opérations ou planifier les visites de groupe peut l’ouvrir, tout comme les guides et chauffeurs du groupe, qui en trouvent aussi le lien dans leurs rappels.