KPI et trésorerie pour les organisateurs de visites : les chiffres à suivre
Sept chiffres montrent quelles visites rapportent, et un prévisionnel de trésorerie montre quand l’argent viendra à manquer.
Suivez sept chiffres chaque mois
| Chiffre | Comment le calculer | Ce qu’il vous dit |
|---|---|---|
| Chiffre d’affaires et bénéfice par départ | Ce qu’un départ a encaissé ; pour le bénéfice, moins guide, chauffeur, véhicule, entrées et commission | Quelles visites et quels horaires garder, modifier ou supprimer |
| Taux de remplissage | Places vendues ÷ places proposées : 8 clients dans un bus de 12 places, c’est 67 % | Où ajouter des départs ou augmenter les prix, et où réduire |
| Taux de conversion | Réservations ÷ visites de votre site web | Si les pages de vos visites et votre paiement en ligne fonctionnent |
| Panier moyen | Ventes ÷ réservations | Si les visites privées et les extras augmentent ce que rapporte chaque réservation |
| Coût d’une réservation, par canal | La commission que garde un site de réservation ou un agent ; pour la publicité, les dépenses ÷ les réservations obtenues | Quels canaux développer et lesquels abandonner |
| Note | Votre moyenne sur chaque site, et les nouveaux avis du mois | Si la qualité tient pendant que vous grandissez |
| Annulations et no-shows | Réservations annulées ou no-show ÷ toutes les réservations, par visite et par canal | Si vos rappels et vos règles de réservation fonctionnent |
Il n’existe pas de références publiques fiables pour les taux de conversion, d’annulation ou de no-show des visites. Mesurez les vôtres pendant trois mois, puis améliorez-les.
Prévoyez votre trésorerie sur 13 semaines
Le bénéfice n’est pas de la trésorerie : les sites de réservation paient après la visite, et les frais continuent quand les réservations ralentissent. Donnez une colonne à chaque semaine :
| Ligne | Ce qu’elle contient |
|---|---|
| Trésorerie en début de semaine | Votre solde bancaire, puis la fin de la semaine précédente |
| Encaissements | Paiements directs et acomptes, et le versement de chaque site de réservation à sa date de paiement |
| Décaissements | Guides et personnel, carburant, loyer, emprunts et toutes les autres factures, à leur échéance |
| Trésorerie en fin de semaine | Début + encaissements − décaissements : agissez dès maintenant sur toute semaine qui descend trop bas |
Pour être payé plus tôt et en totalité :
- Encaissez le paiement complet ou un acompte sur les réservations directes.
- Demandez aux groupes et aux agents un acompte et une date pour le solde.
- Rapprochez chaque mois le relevé de chaque site de réservation de ses réservations.
Mettez de côté une partie des recettes de chaque mois chargé. Les factures continuent d’arriver quand les réservations ralentissent, et les sites de réservation paient vos dernières semaines chargées après la fin de la saison.
Préparez la basse saison
Vendez aux habitants
Résidents, écoles, entreprises et événements, avec des visites plus courtes ou de saison : voir Hôtels, agences et groupes.
Faites revenir vos anciens clients
Une offre pour leurs amis et leur famille, envoyée par e-mail uniquement aux clients qui ont réservé en direct : voir Expérience client.
Réduisez les départs
Moins d’horaires, chacun avec un groupe minimum, et le matériel inutilisé mis en location.
Préparez la saison prochaine
Profitez des semaines calmes pour votre liste d’avant la haute saison.
Dans TourTask
Économie → Rapports affiche le bénéfice de chaque mois et ce qu’a rapporté un départ de groupe : voir Rapports. Les points de vente enregistrent la provenance de chaque réservation, et les acomptes font rentrer l’argent dès que les clients réservent.