Conditions d’annulation d’une excursion : que proposer, avec modèles

Rédigez chaque règle une seule fois, en termes simples, et utilisez-la partout : sur votre site web, sur les sites de réservation et dans vos conditions générales.

Choisir des conditions d’annulation

Excursion	Conditions	Pourquoi
Excursion d’une journée	Annulation gratuite jusqu’à 24 heures avant le départ	La norme du marché : celle de Viator, appliquée par la grande majorité de ses excursions (2025)
Séjour de plusieurs jours, affrètement, billets ou chambres prépayés	Des paliers qui suivent vos coûts : 100 % remboursé jusqu’à 30 jours avant, 50 % jusqu’à 7 jours avant, rien ensuite	Ils couvrent ce que vous avez déjà payé

Conditions d’annulation d’une excursion d’une journée

Annulation gratuite : annulez jusqu’à 24 heures avant le départ pour être remboursé intégralement.
Si vous annulez plus tard, ou si vous ne venez pas, nous ne pouvons pas vous rembourser.
Si nous annulons, à cause de la météo ou d’un nombre insuffisant de participants, vous choisissez une autre date ou un remboursement intégral.

Décider ce que reçoivent les clients quand vous annulez

Vous annulez pour	Les clients reçoivent
La météo	D’abord une autre date, ou un remboursement intégral s’ils ne peuvent pas la prendre
Trop peu de clients	Décidé 24 à 48 heures avant : l’excursion a lieu quand même, rejoint un autre départ ou devient privée, ou les clients choisissent une autre date ou un remboursement intégral
Vos propres raisons, comme un guide malade	Un autre guide si vous en trouvez un, sinon un remboursement intégral

Règle météo

Cette excursion dépend de la météo. Nous décidons avant 18 h la veille si elle peut avoir lieu en toute sécurité, et nous vous prévenons aussitôt si ce n’est pas le cas.
Si nous annulons à cause de la météo, vous choisissez une autre date ou un remboursement intégral.

Enregistrez une annulation pour cause de météo comme un événement indépendant de votre volonté : GetYourGuide exclut ces annulations de sa limite de 1 % de réservations que vous annulez sur 90 jours, et peut retirer les excursions qui la dépassent (2026). Vos limites météo figurent dans votre plan de sécurité. Quand une crise arrête vos excursions pendant plusieurs jours, voir Quand les choses tournent mal.

Gérer les no-shows

Un no-show n’est pas remboursé : dites-le dans vos conditions générales et vos e-mails de réservation, et enregistrez l’arrivée des clients pour prouver qui est venu.

Règle de no-show

Merci d’être au point de rendez-vous 15 minutes avant le départ. Si vous n’êtes pas là au moment du départ, l’excursion part sans vous, sans remboursement.

Signalez les no-shows aux sites de réservation le jour même. GetYourGuide accepte un signalement dans les 24 heures qui suivent la fin de l’excursion, seulement si tout le groupe l’a manquée sans faute de votre part, et il est définitif (2026).
Les clients qui ne vous trouvent pas comptent comme un no-show de votre part, toléré sur 0,2 % au plus des réservations GetYourGuide sur 90 jours (2026). Donnez un point de rendez-vous précis, rappelez-le aux clients la veille et prévenez-les si vous êtes en retard : voir Expérience client.

Demander un acompte seulement quand il se justifie

Excursion	Les clients paient
Excursion d’une journée ordinaire	La totalité à la réservation
Excursion privée, de plusieurs jours ou chère	Un acompte à la réservation, le solde avant la fin de l’annulation gratuite

Ainsi, les annulations tardives sont déjà payées en totalité.

Tout inscrire dans vos conditions générales

Les clients acceptent vos conditions générales en réservant, et elles sont votre preuve si l’un d’eux conteste un paiement par carte (une rétrofacturation). Alignez-les sur vos règles de réservation, et couvrez :

✓La réservation et le paiement
✓L’annulation par le client, et par vous
✓Les modifications
✓La santé, la condition physique et le comportement
✓Les réclamations

Dans TourTask

Définissez vos paliers de remboursement, ainsi que les remboursements quand vous annulez pour Force majeure (événements indépendants de votre volonté) ou Défaillance du service, dans Conditions d’annulation ; Viator et GetYourGuide appliquent les conditions définies dans votre compte chez chacun. Indiquez vos règles de météo et de no-show dans Informations sur la visite : elles figurent dans les e-mails de réservation et les bons. Enregistrez l’arrivée des clients en scannant leurs bons, et consultez Acomptes et Conditions générales.