Ajouter des informations de voyage à vos e-mails de réservation
Les informations de voyage indiquent aux clients quoi apporter, où se retrouver et à quoi s’attendre. Vous les rédigez sous Relations clients → Informations sur la visite par e-mail, et TourTask les ajoute à leurs e-mails de réservation et à leurs bons.
Rédigez vos informations de voyage
La page comporte quatre sections, chacune pour des réservations différentes :
| Section | Incluse pour |
|---|---|
| Informations générales | Toutes les réservations |
| Visites de groupe | Les réservations avec une visite de groupe |
| Visites privées | Les réservations avec une visite privée |
| Tour spécifique | Les réservations avec l’une des visites liées au bloc |
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Ouvrez la page
Allez dans Relations clients → Informations sur la visite par e-mail.
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Ajoutez un bloc
Sous la section concernée, cliquez sur Ajouter. Rédigez un Titre (facultatif) et le Contenu, puis enregistrez.
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Ordonnez les blocs
Faites glisser un bloc par sa poignée. Cliquez sur un bloc pour le modifier.
Rédigez un bloc dans une seule langue : à l’enregistrement, TourTask le traduit dans les autres langues de votre site. Chaque client reçoit chaque bloc dans sa langue, ou à défaut dans votre langue par défaut.
Des informations pour certaines visites seulement
Sous chaque bloc de Tour spécifique, cliquez sur Ajouter une visite et choisissez les visites concernées. Un bloc sans visite n’entre dans aucun e-mail, et la page vous prévient : Ajoutez des visites pour lesquelles ces informations sont pertinentes.
Indiquer qui encadre chaque visite
Sous Coordonnées de l’équipe du tour, l’e-mail avant l’arrivée peut indiquer qui encadre chaque activité, avec ses coordonnées, pour que les clients puissent le joindre.
- Afficher l’équipe du tour dans l’e-mail d’avant-arrivée active cette option.
- Coordonnées à afficher : Numéros de téléphone, Adresse e-mail ou Numéros de téléphone et adresse e-mail.
- Afficher les coordonnées de : cochez les composants à indiquer, comme le guide et le chauffeur. Pour un véhicule, c’est son propriétaire qui est indiqué.
- Afficher les composants non définis : indique aussi un composant auquel personne n’est encore attribué, marqué FOURNISSEUR NON DÉFINI. Désactivé, il est omis.
Les confirmations de réservation et de paiement n’indiquent jamais l’équipe : elles partent généralement avant que quiconque soit attribué.
Prévisualiser l’e-mail
Cliquez sur Aperçu de l'e-mail, en haut de la page. Choisissez le Type d'e-mail, saisissez un ID de réservation et cliquez sur Aperçu : vous voyez l’e-mail complet tel que le client de cette réservation le reçoit, avec ses liens désactivés.
Questions fréquentes
La confirmation de réservation, l’e-mail envoyé quand vous confirmez une réservation, la confirmation de paiement et l’e-mail avant l’arrivée, ainsi que les bons qui y sont joints. Jamais une annulation.
Aucun de vos blocs ne s’applique à sa réservation : aucun sous Informations générales, ni aucun bloc pour ses visites ou son type de visite. L’e-mail omet alors cette section.