Cómo importar tus reservas desde una hoja de cálculo
Importa las reservas que ya tienes desde un archivo Excel o CSV, en lugar de volver a escribirlas. Crea primero tus tours en TourTask: la importación nunca crea tours.
Antes de empezar
- ✓Tu archivo tiene, para cada reserva, el nombre del cliente, el tour y su fecha.
- ✓Tus tours grupales tienen las horas de inicio de tus reservas: una reserva de grupo se une a la salida de su misma hora.
- ✓¿Vienes de FareHarbor? TourTask asigna por ti las columnas de su archivo exportado: consulta Desde FareHarbor.
Importa tu archivo
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Abre el importador
Ve a Reservas → Importar, o haz clic en Importar reservas al final de Reservas → Ver.
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Elige el origen
Haz clic en Hoja de cálculo personalizada.
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Sube el archivo
Haz clic en Elegir un archivo, o arrastra y suelta el archivo: Excel (.xlsx) o CSV, de 20 MB como máximo. Si tu libro tiene varias hojas, elige la Hoja. Haz clic en Siguiente.
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Asigna las columnas
Para cada columna de tu archivo, elige en Se asigna a el campo de TourTask que contiene, o déjala en Ignorar. TourTask lo deduce de tus encabezados. Nombre del cliente, Tour y Fecha del tour son obligatorios.
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Empareja tus tours
En Empareja tus tours, elige el tour de TourTask para cada nombre de tour de tu archivo. Los nombres exactos, y los que emparejaste en una importación anterior, ya están listos; una Sugerencia de IA completa otros de los que está segura. No importar estas reservas deja fuera un nombre.
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Elige privado o grupal
Para un tour que vendes de las dos formas, elige Tour privado o Tour grupal: tu archivo no dice cuál reservaron los clientes.
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Empareja los demás valores
Si tu archivo tiene otras columnas que nombran cosas de TourTask, como un método de pago o un lugar de recogida, elige el Valor de TourTask para cada uno de sus valores.
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Revisa la vista previa
TourTask revisa cada reserva sin guardar nada: cuántas están listas, cuántas quedan excluidas y cuántas no se pueden importar. Abre Cosas que revisar para ver los detalles: los errores frenan una reserva; las advertencias, no.
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Importa
Haz clic en Siguiente y después en el botón de importar con el número de tus reservas, como Importar 25 reservas. Cada reserva se guarda por separado, así que una con un problema nunca frena a las demás.
Qué trae la importación
| De tu archivo | En TourTask |
|---|---|
| Nombre, correo electrónico, teléfono, país e idioma del cliente | El contacto de la reserva; un correo ya conocido la vincula al cliente existente |
| Tour, variante, fecha y hora | Un tour en la reserva; las filas con la misma referencia del pedido forman una sola reserva |
| Pasajeros | Un total, o adultos, niños y otras edades; también nombres y edades |
| Precio y moneda | Se conserva tu precio; si no hay, el precio de hoy |
| Importe pagado | Un pago en la reserva |
| Cancelada el | Una reserva cancelada, mientras Importar las reservas canceladas como canceladas esté activado |
| Referencia de la reserva | Se guarda en la nota del tour y sirve para omitir las reservas ya importadas |
Los complementos, las agencias y el alojamiento no se importan.
Las reservas importadas reciben tus correos automáticos como cualquier otra: un cliente cuyo tour ya pasó puede recibir una solicitud de reseña. Para evitarlo, importa las reservas a partir de hoy.
Reservas que no se pueden importar
La vista previa muestra cada reserva que no puede importar y el motivo. Lo más común, en los tours grupales: una hora de inicio que no es ninguna de las horas del tour ese día, o una salida sin plazas libres. Añade la hora al tour o aumenta la capacidad, y luego haz clic en Atrás y Siguiente para volver a comprobarlo.
Preguntas frecuentes
Sí, si una columna contiene la referencia de la reserva: las reservas importadas antes se omiten. Sin referencias, se volverían a crear.
No. Solo crea reservas nuevas.
El personal que puede crear reservas, con acceso a Reservas → Crear.