So erfasst du eine Zahlung und erstattest eine Buchung
Erfasse Geld, das dir ein Kunde außerhalb deiner Buchungsseite gezahlt hat, und erstatte eine Zahlung, wenn nötig. Online-Zahlungen und Zahlungen von Reisebüros werden von selbst erfasst.
Eine Zahlung registrieren
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Die Buchung öffnen
Öffne sie mit Buchung verwalten und suche den Bereich Status im Abschnitt Buchung.
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Die Zahlungsart wählen
Klicke auf Zahlung registrieren und wähle, wie der Kunde bezahlt hat.
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Den Betrag eingeben
Gib den Betrag unter Betrag ein oder klicke auf Gesamtbetrag zahlen für alles, was noch offen ist. Füge einen Transaktionscode hinzu, falls du einen hast, und klicke auf Bestätigen.
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Speichern
Klicke auf Speichern. Klicke dann auf E-Mail senden, um dem Kunden eine Zahlungsbestätigung zu schicken, oder auf Bitte nicht senden.
Wie Zahlungen den Status bestimmen
| Bisher bezahlt | Status |
|---|---|
| Nichts | Unbezahlt |
| Ein Teil der Summe | Anzahlung geleistet |
| Alles | Bezahlt |
Bei einer Buchung mit dem Status Nicht bestätigt erscheint Zahlung registrieren, sobald du ihren Status auf Unbezahlt setzt. Eine Erstattung senkt den bezahlten Betrag, außer sie senkt auch den Buchungswert (siehe unten).
Eine Zahlung erstatten
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Das Menü der Zahlung öffnen
Öffne im Bereich Status das Menü (⋮) in der Zeile der Zahlung und wähle Zahlung erstatten.
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Die Art der Erstattung wählen
Bei einer Online-Zahlung wählst du die Erstattung über ihr Gateway, etwa Über Getnet erstatten, damit das Geld sofort zurückgeht. Wähle Als erstattet markieren, wenn du das Geld selbst zurückgibst.
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Den Betrag eingeben
Gib den Betrag unter Betrag oder einen Anteil der Zahlung unter Prozent ein und wähle einen Grund.
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Über den Buchungswert entscheiden
Lass Buchungswert verringern eingeschaltet, wenn der Kunde weniger bekommt, als er gebucht hat: Eine negative Erstattungszeile hält eine bezahlte Buchung auf Bezahlt. Schalte es aus, wenn er weiterhin den vollen Preis schuldet.
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Bestätigen
Klicke auf die Schaltfläche des Gateways, etwa Über Getnet erstatten, oder bei einer markierten Erstattung auf Bestätigen. Speichere die Buchung dann mit Speichern.
Eine Erstattung über das Gateway schickt das Geld bereits zurück. Gib es nicht zusätzlich selbst zurück und markiere es nicht als erstattet: Sonst bekäme der Kunde es zweimal.
Eine Erstattung oder Zahlung rückgängig machen
- Eine über das Gateway gesendete Erstattung lässt sich nicht rückgängig machen.
- Eine markierte Erstattung schon: Wähle Markierte Erstattung entfernen im Menü der Zahlung und dann Speichern.
- Eine gespeicherte Zahlung wird nie gelöscht. Ist eine Zahlung geplatzt, wähle Als abgelehnt markieren: Sie zählt dann nicht mehr als bezahlt.
Alle Zahlungen in einer Liste
Buchungen → Zahlungen listet alle Zahlungen und Erstattungen für die gewählten Daten auf, mit Geldeingang, Geldausgang und Netto für jede Währung. Du kannst die Liste durchsuchen, nach Zahlungsart oder Währung filtern und nach Excel exportieren. Sie zu sehen ist eine eigene Berechtigung: Der Zugriff auf Buchungen → Ansehen schließt sie nicht ein.
Von Kunden gemeldete Zahlungen
Kunden, die per Banküberweisung, Global66, Wise oder Zelle zahlen, melden das auf ihrer Buchungsseite, und du bestätigst es, sobald das Geld eingeht: siehe Banküberweisungen.
Häufige Fragen
Die Zahlung wurde nicht online geleistet, ihr Gateway kann nicht erstatten, oder die Buchung ist storniert. Gib das Geld außerhalb von TourTask zurück und nutze dann Als erstattet markieren.
Es wurde mehr als die Buchungssumme bezahlt, zum Beispiel nachdem du eine Tour entfernt hast. Erstatte die Differenz oder füge der Buchung hinzu, wofür der Kunde bezahlt hat.