So erstellst du eine Buchung im TourTask-Backoffice
Erfasse eine Buchung, die dich per Telefon, per E-Mail oder persönlich erreicht hat. Deine Touren müssen dafür schon eingerichtet sein: siehe Touren.
Aus Konversation ausfüllen oben im Formular liest die Konversation und füllt die Buchung für dich aus: siehe Aus Konversation ausfüllen.
Die Buchung ausfüllen
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Das Formular öffnen
Gehe zu Buchungen → Erstellen.
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Den Kontakt eingeben
Gib unter Kontakt die E-Mail des Kunden ein und wähle ihn aus, wenn er schon einmal gebucht hat. Fülle bei einem neuen Kunden Name, Sprache, Land und Telefonnummer aus. Lass Kontakt ist auf der Reise eingeschaltet, wenn er mitreist: Er wird zum ersten Passagier.
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Die Preise prüfen
Prüfe unter Finanzen die Währung und, wenn du mehrere hast, die Preisliste. Trage unter Allgemeiner Rabatt einen Rabatt oder unter Promo-Code einen Code ein, wenn du einen vereinbart hast: siehe Promo-Codes.
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Die Passagiere hinzufügen
Lege unter Passagiere fest, wie viele reisen. Gib jedem eine Altersgruppe oder sein Alter, aus dem sich die Altersgruppe von selbst ergibt.
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Jede Tour hinzufügen
Wähle unter Touren ein Datum in der Spalte Privat oder Gruppe der Tour, wähle die Uhrzeit oder den Termin und klicke auf Als private Tour hinzufügen oder Als Gruppentour hinzufügen. Die Tour landet im Warenkorb.
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Extras hinzufügen
Hake im Warenkorb die Add-ons an, die eine Tour anbietet. Für alles andere, etwa einen Transfer, klicke auf Benutzerdefinierten Artikel hinzufügen.
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Die Buchungsdetails prüfen
Prüfe unter Buchung das Feld Buchungsname. Fülle Vertriebskanal, Tags oder Weitere Informationen aus, wenn du sie brauchst.
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Speichern
Klicke auf Buchung erstellen. Klicke dann auf E-Mail senden, um dem Kunden seine Buchungsbestätigung zu schicken, oder auf Bitte nicht senden.
Guides, Fahrer und Fahrzeuge
Eine private Tour oder ein benutzerdefinierter Artikel im Warenkorb listet die Komponenten auf, die an jedem Tag gebraucht werden, etwa ein Guide oder ein Fahrzeug. Wähle, wer welchen Einsatz übernimmt und was du ihm zahlst. Eine Warnung erscheint, wenn diese Person zu dieser Zeit schon einen Einsatz hat; speichern kannst du trotzdem.
Preise und Anzahlungen
Jede Zeile wird nach deinen Tourpreisen für das Datum und die Gruppe der Buchung berechnet. Um etwas anderes zu berechnen, wähle Preis bearbeiten im Menü der Zeile (⋮): siehe Eine Buchung verwalten.
Unter Finanzen legt Anzahlungsoptionen fest, wie viel der Kunde zuerst zahlen darf, und Frist für die vollständige Zahlung ein optionales Datum für den Rest.
Häufige Fragen
Der Warenkorb ist leer, keine Tour hat ein Datum, oder eine Zeile hat keinen Preis. Das Formular sagt dir, was davon zutrifft. Ein Preis von 0 ist erlaubt: Die Zeile ist dann kostenlos.
Ja. Der Warenkorb warnt dich, aber du kannst die Buchung speichern. Deine Webseite und Reisebüros würden sie nicht annehmen.
Nur, bis die Buchung eine Zahlung oder eine Erstattung hat oder eine Zahlung läuft: Ihre Beträge sind in dieser Währung erfasst.