So importierst du deine Buchungen aus einer Tabelle
Importiere die Buchungen, die du schon hast, aus einer Excel- oder CSV-Datei, statt sie neu einzutippen. Lege deine Touren zuerst in TourTask an: Der Import legt nie Touren an.
Bevor du beginnst
- ✓Deine Datei enthält für jede Buchung den Namen des Kunden, die Tour und ihr Datum.
- ✓Deine Gruppentouren haben die Startzeiten deiner Buchungen: Eine Gruppenbuchung kommt zur Abfahrt mit ihrer Uhrzeit.
- ✓Du kommst von FareHarbor? Die Spalten seines Exports ordnet TourTask für dich zu: siehe Aus FareHarbor.
Importiere deine Datei
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Öffne den Import
Gehe zu Buchungen → Importieren oder klicke unten in Buchungen → Ansehen auf Buchungen importieren.
- 2
Wähle die Quelle
Klicke auf Eigene Tabelle.
- 3
Lade die Datei hoch
Klicke auf Datei auswählen oder zieh die Datei hinein: Excel (.xlsx) oder CSV, höchstens 20 MB. Hat deine Arbeitsmappe mehrere Blätter, wähle das Blatt. Klicke auf Weiter.
- 4
Ordne die Spalten zu
Wähle für jede Spalte deiner Datei unter Zugeordnet zu das TourTask-Feld, das sie enthält, oder lass sie auf Ignorieren. TourTask schätzt anhand deiner Spaltenüberschriften. Kundenname, Tour und Tour-Datum sind Pflichtfelder.
- 5
Ordne deine Touren zu
Wähle unter Touren zuordnen für jeden Tournamen in deiner Datei die TourTask-Tour. Exakt gleiche Namen und Namen, die du bei einem früheren Import zugeordnet hast, sind schon erledigt; ein KI-Vorschlag füllt weitere aus, bei denen er sich sicher ist. Diese Buchungen nicht importieren lässt einen Namen aus.
- 6
Wähle privat oder Gruppe
Bei einer Tour, die du auf beide Arten verkaufst, wähle Privattour oder Gruppentour: Deine Datei sagt nicht, was die Kunden gebucht haben.
- 7
Ordne die übrigen Werte zu
Hat deine Datei weitere Spalten, die Dinge in TourTask benennen, etwa eine Zahlungsmethode oder einen Abholort, wähle für jeden ihrer Werte den TourTask-Wert.
- 8
Prüfe die Vorschau
TourTask prüft jede Buchung, ohne etwas zu speichern: wie viele bereit sind, ausgelassen werden oder nicht importiert werden können. Öffne Zu prüfen für die Details: Fehler halten eine Buchung auf, Warnungen nicht.
- 9
Importiere
Klicke auf Weiter und dann auf die Import-Schaltfläche mit der Zahl deiner Buchungen, etwa 25 Buchungen importieren. Jede Buchung wird einzeln gespeichert, sodass eine Buchung mit einem Problem nie die anderen aufhält.
Was der Import übernimmt
| Aus deiner Datei | In TourTask |
|---|---|
| Name, E-Mail, Telefon, Land und Sprache des Kunden | Der Kontakt der Buchung; eine bekannte E-Mail verknüpft sie mit dem bestehenden Kunden |
| Tour, Variante, Datum und Uhrzeit | Eine Tour in der Buchung; Zeilen mit derselben Bestellreferenz ergeben eine Buchung |
| Passagiere | Eine Gesamtzahl oder Erwachsene, Kinder und andere Altersgruppen; auch Namen und Alter |
| Preis und Währung | Dein Preis bleibt erhalten; ohne Preis gilt der heutige |
| Bezahlter Betrag | Eine Zahlung in der Buchung |
| Storniert am | Eine stornierte Buchung, solange Stornierte Buchungen als storniert importieren eingeschaltet ist |
| Buchungsreferenz | Steht in der Notiz der Tour und dient dazu, bereits importierte Buchungen zu überspringen |
Add-ons, Agenturen und Unterkünfte werden nicht importiert.
Importierte Buchungen bekommen deine automatischen E-Mails wie jede andere: Ein Kunde, dessen Tour vorbei ist, kann eine Bewertungsanfrage bekommen. Um das zu vermeiden, importiere Buchungen ab heute.
Buchungen, die sich nicht importieren lassen
Die Vorschau listet jede Buchung auf, die sie nicht importieren kann, mit dem Grund. Am häufigsten bei Gruppentouren: eine Startzeit, die an diesem Tag keine der Zeiten der Tour ist, oder eine Abfahrt ohne freie Plätze. Füge die Uhrzeit zur Tour hinzu oder erhöhe die Kapazität und klicke dann auf Zurück und Weiter, um erneut zu prüfen.
Häufige Fragen
Ja, wenn eine Spalte eine Buchungsreferenz enthält: Schon importierte Buchungen werden übersprungen. Ohne Referenzen würden sie erneut angelegt.
Nein. Er legt nur neue Buchungen an.
Mitarbeitende, die Buchungen anlegen dürfen, mit Zugriff auf Buchungen → Erstellen.