Como importar as suas reservas de uma folha de cálculo
Importe as reservas que já tem a partir de um ficheiro Excel ou CSV, em vez de as escrever de novo. Crie primeiro os seus passeios no TourTask: a importação nunca cria passeios.
Antes de começar
- ✓O seu ficheiro tem, para cada reserva, o nome do cliente, o passeio e a respetiva data.
- ✓Os seus passeios em grupo têm as horas de início das suas reservas: uma reserva de grupo junta-se à partida da mesma hora.
- ✓Vem do FareHarbor? O TourTask faz corresponder por si as colunas da exportação: veja Do FareHarbor.
Importe o seu ficheiro
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Abra o importador
Vá a Reservas → Importar, ou clique em Importar reservas na parte inferior de Reservas → Visualizar.
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Escolha a origem
Clique em Folha de cálculo personalizada.
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Carregue o ficheiro
Clique em Escolher um ficheiro, ou arraste e largue o ficheiro: Excel (.xlsx) ou CSV, com 20 MB no máximo. Se o seu livro tiver várias folhas, escolha a Folha. Clique em Seguinte.
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Faça corresponder as colunas
Para cada coluna do seu ficheiro, escolha em Corresponde a o campo do TourTask que ela contém, ou deixe-a em Ignorar. O TourTask deduz a partir dos seus cabeçalhos. Nome do cliente, Tour e Data do tour são obrigatórios.
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Associe os seus passeios
Em Associe os seus passeios, escolha o passeio do TourTask para cada nome de passeio do seu ficheiro. Os nomes exatos, e os que associou numa importação anterior, já estão tratados; uma Sugestão da IA preenche outros de que tem a certeza. Não importar estas reservas deixa um nome de fora.
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Escolha privado ou em grupo
Para um passeio que vende das duas formas, escolha Tour privado ou Passeio em grupo: o seu ficheiro não diz qual reservaram os clientes.
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Associe os outros valores
Se o seu ficheiro tiver outras colunas que nomeiam elementos do TourTask, como um método de pagamento ou um ponto de recolha, escolha o Valor TourTask para cada um dos seus valores.
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Verifique a pré-visualização
O TourTask verifica cada reserva sem guardar nada: quantas estão prontas, excluídas ou não podem ser importadas. Abra Pontos a verificar para ver os detalhes: os erros travam uma reserva, os avisos não.
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Importe
Clique em Seguinte e depois no botão de importação com o número das suas reservas, como Importar 25 reservas. Cada reserva é guardada à parte, por isso uma reserva com um problema nunca trava as outras.
O que a importação traz
| Do seu ficheiro | No TourTask |
|---|---|
| Nome, e-mail, telefone, país e idioma do cliente | O contacto da reserva; um e-mail conhecido liga-a ao cliente existente |
| Passeio, variante, data e hora | Um passeio na reserva; as linhas com a mesma referência da encomenda formam uma só reserva |
| Passageiros | Um total, ou adultos, crianças e outras idades; também nomes e idades |
| Preço e moeda | O seu preço é mantido; sem preço, o preço de hoje |
| Valor pago | Um pagamento na reserva |
| Cancelada em | Uma reserva cancelada, enquanto Importar as reservas canceladas como canceladas estiver ativado |
| Referência da reserva | Guardada na nota do passeio e usada para ignorar as reservas já importadas |
Os complementos, as agências e o alojamento não são importados.
As reservas importadas recebem os seus e-mails automáticos como qualquer outra: um cliente cujo passeio já terminou pode receber um pedido de avaliação. Para o evitar, importe as reservas de hoje em diante.
Reservas que não podem ser importadas
A pré-visualização lista cada reserva que não consegue importar e o motivo. O mais comum, nos passeios em grupo: uma hora de início que não é nenhuma das horas do passeio nesse dia, ou uma partida sem lugares livres. Adicione a hora ao passeio ou aumente a capacidade e, em seguida, clique em Voltar e Seguinte para verificar de novo.
Perguntas frequentes
Sim, se uma coluna tiver a referência da reserva: as reservas importadas antes são ignoradas. Sem referências, seriam criadas de novo.
Não. Só cria reservas novas.
Os membros da equipa que podem criar reservas, com acesso a Reservas → Criar.