Gastbeleving bij tours: wat je doet vóór, tijdens en na de tour
Gasten beoordelen de hele reis: elk bericht vóór de tour, de gids op de dag zelf en het afscheid.
Op elk moment het juiste bericht sturen
| Wanneer | Wat je stuurt | Hoe |
|---|---|---|
| Bij de boeking | Datum, tijd, ontmoetingspunt, wat ze meenemen, je annuleringsbeleid en een telefoonnummer voor de dag zelf | |
| 3 dagen vooraf | Het dagprogramma, en het ontmoetingspunt met een kaartpin en een foto | |
| De dag ervoor | De precieze tijd, de naam van de gids en waaraan ze de gids herkennen | WhatsApp of sms |
| Op de dag zelf | Elke vertraging of wijziging, meteen, aan alle gasten | WhatsApp, of de berichten van de boekingssite |
| Dezelfde avond | Een bedankje, een paar foto’s en je links voor een beoordeling, zodra elk probleem is opgelost | E-mail of WhatsApp |
Vraag bij de boeking naar mobiliteit, dieet en taal, en geef het door aan de gids.
GetYourGuide geeft je voor elke gast een doorstuuradres. Dat werkt niet meer vanaf 7 dagen na de activiteit en blokkeert e-mails met kortingscodes of links naar concurrenten (2024). Stuur deze gasten alleen berichten over de tour.
Deze twee berichten kopiëren
E-mail vóór aankomst
Onderwerp: [Naam van de tour] op [dag, datum]: waar en wanneer we afspreken Hoi [voornaam], We kijken ernaar uit je op [dag, datum] te zien! Ontmoetingspunt: [plek], bij [herkenningspunt] Kaart en foto: [links] Wees er om: [tijd], 15 minuten voordat we beginnen Je gids: [naam van de gids], met [een groene pet] Neem mee: [water, zonnebrand, goede schoenen, een warme trui] Kun je ons niet vinden? Bel of app [telefoonnummer]. We wachten tot [tijd]. Tot snel, [je naam], [bedrijf]
WhatsApp-bericht de dag ervoor
Hoi [voornaam], met [je naam] van [bedrijf]. Tot morgen! We halen je op bij [hotel] tussen [8.00] en [8.20] uur: kijk uit naar een [wit busje met ons logo]. Je gids is [naam van de gids]. Vragen? Antwoord gewoon hier.
Een ontmoetingspunt dat niemand mist
Controleer of je berichten dit allemaal bevatten:
- 1Een kaartpin en een foto van de exacte plek
- 2Een herkenningspunt, en wat de gids draagt of vasthoudt
Zoals “bij de fontein, zoek de groene paraplu”.
- 3Een tijdvak voor het ophalen
Zoals 8.00–8.20 uur, en wat te doen als de chauffeur te laat is.
- 4Een telefoon die op de dag zelf opneemt
- 5Hoelang je wacht
Bel daarna iedereen die ontbreekt voordat je vertrekt.
GetYourGuide telt gasten die je niet kunnen vinden als een no-show voor jouw rekening: zie Boekingsvoorwaarden.
Wat goede gidsen doen
- 1
Lees eerst de deelnemerslijst
Namen, leeftijden, talen, diëten en mobiliteit.
- 2
Begin met namen, veiligheid en het plan
Een veiligheidsinstructie van twee minuten, dan wat de dag brengt.
- 3
Vertel één verhaal per stop
Gekoppeld aan wat gasten kunnen zien.
- 4
Vraag halverwege hoe het gaat
“Is het tempo goed? Heeft iemand het koud of honger?” Pas je dan aan: wissel van taal, betrek stille gasten erbij, ga langzamer voor kinderen.
- 5
Tel iedereen bij elke stop
Bij het in- en uitgaan van elke plek en bij elke keer instappen, zodat niemand achterblijft.
- 6
Eindig op een hoogtepunt
Hoe een ervaring eindigt, weegt zwaar in hoe mensen haar onthouden (Kahneman e.a., 1993). Eindig bij het mooiste uitzicht of verhaal, maak groepsfoto’s met hun telefoons en bedank iedereen.
In TourTask
TourTask mailt de bevestiging, 3 dagen vooraf een e-mail vóór aankomst met je reisinformatie (en het telefoonnummer van je gids, met Tourteam tonen in de e-mail vóór aankomst) en een verzoek om een beoordeling zodra je dat aanzet: zie Klantenrelaties en Tourinformatie.
Het bericht van de dag ervoor aan gasten stuur je zelf; Herinneringen voor personeel herinneren je gidsen en chauffeurs.