Zo stuur je automatische herinneringen naar je gidsen en chauffeurs
Herinneringen voor personeel laten iedereen die je tours uitvoert weten welke opdrachten ze de volgende dag hebben, per sms, e-mail of allebei. Stel ze in onder Configuratie → Herinneringen voor personeel.
Een herinnering inplannen
- 1
Open de pagina
Ga naar Configuratie → Herinneringen voor personeel.
- 2
Voeg een herinnering toe
Klik onder Geplande herinneringen op Toevoegen.
- 3
Kies het kanaal en de tijd
Kies in Methode toevoegen het Type, SMS-berichten of E-mail, en de Tijd, van 06.00 tot 23.00 uur in de tijdzone van je bedrijf. Klik op Toevoegen.
Voeg een herinnering toe voor elk kanaal en tijdstip dat je wilt, zoals een e-mail ’s ochtends en een sms ’s avonds. Elke dag krijgt iedereen met een opdracht de volgende dag een herinnering; wie geen opdracht heeft, krijgt niets.
Bevestig elke opdracht ruim van tevoren met je personeel. Met een herinnering ’s ochtends heb je de hele dag om iemand anders te vinden als iemand niet kan.
Wat er in de herinnering staat
- Elk van hun activiteiten van de volgende dag: de tijd, de tour, de naam van de boeking met de passagiers, en waar ze de klanten ontmoeten.
- Eerst hun eigen opdracht, dan de andere opdrachten met hun aanbieders.
- Bij een privétour het telefoonnummer van de klant, als je ervoor kiest om het te tonen (zie hieronder).
- Bij een groepstour een link Bekijk passagierslijst (zie passagierslijsten).
Iedereen krijgt hem in de eigen taal. Hij bevat nooit de notities van de boeking of een eigen tekst van jou.
Kiezen wat elke opdracht ziet
Klik onder Berichtinhoud per component op de bewerkknop in de rij van een opdracht, zoals Gids:
- Andere componenten: Alle tonen, behalve de geselecteerde of Alleen de geselecteerde tonen. Een restaurant kan bijvoorbeeld alleen de gids zien.
- Telefoonnummer van de klant tonen bij privé rondleidingen: uit tot je het aanzet.
- Accommodatie tonen en Ophaallocatie tonen: aan tot je ze uitzet.
Klik op Opslaan. Dezelfde keuzes gelden voor het schema dat je stuurt met Aanbieder op de hoogte stellen (zie gidsen en chauffeurs toewijzen).
Wat het kost
| Kanaal | Kosten |
|---|---|
| Gratis | |
| SMS-berichten | Per bericht, tegen de Kosten per sms-bericht voor je land die de pagina toont. Een lange herinnering neemt meerdere berichten in beslag. |
Sms-kosten komen op je maandelijkse TourTask-factuur. Onder Verkort sms-berichten maken vier schakelaars elke sms korter: Verkorte intro, Verwijder herinnering voor vroege aankomst, Verwijder de motiverende zin en Link naar de passagierslijst verwijderen. Het Voorbeeld eronder toont het bericht en hoeveel sms-berichten het kost.
Afmelden
Elke herinneringsmail heeft een afmeldlink. Om zelf de herinneringen van iemand te stoppen, zet je SMS uitschakelen of E-mail uitschakelen aan op het tabblad aanbieder van die persoon, onder Gebruikers → Beheren (zie Gidsen en chauffeurs).
Herinneringen in TourTask Crew
Onderaan de pagina bevat TourTask Crew twee instellingen van de app TourTask Crew. Ze kosten niets.
- De crew eraan herinneren de tour te starten: zoveel Minuten voor het begin van de tour als je instelt (30 tot je het wijzigt), vraagt de telefoon van elk crewlid om de tour te starten. Iedereen kan deze herinneringen in de app uitzetten.
- Tonen waar de crew is: je kantoor ziet de crew op de Crewkaart (zie locatie delen).
Veelgestelde vragen
Die heeft de volgende dag geen opdracht, heeft zich afgemeld voor herinneringsmails, of SMS uitschakelen of E-mail uitschakelen staat aan. Om nu een schema te sturen, gebruik je Aanbieder op de hoogte stellen in de operationele kalender.
Nee: hij gaat altijd over de volgende dag. Aanbieder op de hoogte stellen stuurt tot 30 dagen tegelijk.