Comment affecter guides, chauffeurs et véhicules à vos visites

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   Ouvrez le menu de la mission

   Dans le calendrier des opérations, cliquez sur le NON DÉFINI de la mission, ou sur le nom de son fournisseur, et choisissez Attribuer un fournisseur.

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   Recherchez

   Sous Nouveau fournisseur, tapez au moins deux lettres d’un nom dans Rechercher un fournisseur.

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   Choisissez le fournisseur

   Choisissez une personne pour une mission de guide, de chauffeur ou externalisée, ou un véhicule pour une mission de véhicule.

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   Enregistrez

   Cliquez sur Sauvegarder.

La recherche ne liste que les utilisateurs qui ont le rôle Fournisseur, que vous donnez sous Utilisateurs → Gérer, et leurs véhicules. Les missions d’une activité viennent des composants de sa visite.

Ouvrez Attribuer un fournisseur sur la mission, laissez Rechercher un fournisseur vide et cliquez sur Supprimer le fournisseur. La mission indique de nouveau NON DÉFINI.

Chaque mission affiche son coût entre parenthèses, ou Coût non défini. Cliquez dessus pour ouvrir Modifier le coût, tapez le montant et cliquez sur Sauvegarder. Supprimer le coût l’efface.

Le coût est ce que vous payez à ce fournisseur pour cette mission ce jour-là : c’est ce que vous réglez sous Économie → Payer → Visites. Pour ne pas afficher les coûts à l’écran, choisissez Masquer → Frais dans le menu du calendrier.

Un fournisseur qui n’est pas payé à l’activité, comme un guide salarié ou votre propre véhicule, affiche Non payé par activité au lieu d’un coût. Pour le payer pour cette activité, cliquez dessus et activez Payé pour cette activité. Désactivez-le pour ne pas payer un fournisseur pour une activité. La mission garde ce choix ; un autre fournisseur apporte son propre réglage.

TourTask vous avertit quand un fournisseur aurait deux missions au même moment, mais ne vous en empêche jamais.

• Dans la recherche, un fournisseur occupé a une ligne sous son nom, comme Occupé 10:00 – 13:00 · Visite de la ville.
• Une fois qu’il est choisi, un avertissement liste ses autres missions. Sauvegarder fonctionne toujours, pour quelqu’un qui peut faire les deux.
• Dans le calendrier, une icône de calendrier orange après le nom d’un fournisseur signale une mission qui en chevauche une autre. Filtre → Missions qui se chevauchent n’affiche que ces activités.
• Les missions externalisées ne sont jamais vérifiées, ni les missions dont le composant a Peut effectuer plusieurs missions au même moment activé, comme les paniers-repas.

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   Ouvrez le menu

   Cliquez sur le nom du fournisseur dans le calendrier et choisissez Notifier le prestataire.

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   Choisissez comment

   Cochez Notifier par e-mail, Notifier par SMS ou les deux. Les SMS sont ajoutés à votre facture mensuelle.

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   Choisissez les jours

   Dans Jours à notifier, choisissez combien de jours couvrir, à partir de la date de l’activité. Sous Activités à notifier, décochez les activités à laisser de côté.

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   Envoyez

   Vérifiez l’Aperçu du message et cliquez sur Envoyer la notification.

Le message liste chaque activité : son heure, sa visite, sa réservation et ses passagers, le lieu de rendez-vous avec les clients, et les autres missions avec leurs fournisseurs. Ce que voit le personnel de chaque mission se règle dans les rappels au personnel, qui peuvent aussi envoyer ces messages pour vous chaque jour.