Calendrier des opérations : visites, réservations et équipe jour par jour
Le Calendrier des opérations montre chaque activité jour par jour : ce qui a lieu, qui l’a réservé et qui y travaille. Ouvrez-le depuis Calendrier des opérations dans le menu pour affecter votre équipe à vos visites et planifier chaque journée.
Ce qu’il affiche
Chaque jour liste ses activités par heure de début, chacune avec sa réservation ou ses passagers et ses missions, comme Guide et Véhicule, avec leurs fournisseurs et leurs coûts.
Visite de groupe
Un départ avec ses groupes. 8 / 14 (6) signifie 8 places réservées sur 14, et 6 libres.
Visite privée
Une réservation avec son propre départ, et l’endroit où prendre les clients en charge.
Article personnalisé
Une ligne de plus dans une réservation, comme un déjeuner ou un transfert.
Hébergement
Un séjour à l’hôtel vendu avec la réservation (voir hébergement).
Un clic sur une date ajoute une note, bloque la date ou ajoute un ajustement de prix.
La barre d’outils
Les dates en haut à gauche fixent les jours que vous voyez, un an au plus. Le menu (⋮) à côté contient :
- Masquer : Des jours vides, Groupes vides, Remarques ou Frais.
- Filtre : certaines visites ou certains fournisseurs, les missions avec Fournisseur non défini, un mot clé, ou les Missions qui se chevauchent.
- Ajouter une note : une note sur un jour.
- Exporter : ce que vous voyez, en fichier Excel avec une feuille de passagers pour chaque groupe.
Offres de mission, en haut à droite, propose les missions sans fournisseur à plusieurs fournisseurs à la fois (voir offres de mission). Carte de l’équipe apparaît à côté pendant que quelqu’un partage sa position (voir partage de la position).
Notes
Une note a un Titre et, si vous le souhaitez, un Contenu et un Heure. Public l’affiche à tout le personnel ; sinon, vous seul la voyez. Une note avec une heure peut aussi aller dans votre Google Agenda.
Changer une heure de début
Cliquez sur l’heure de début d’une activité pour ouvrir Modifier l'heure. Sur une visite privée ou un article personnalisé, cela change cette réservation ; sur une visite de groupe, cela change le départ, pour toutes ses réservations.
Copier le planning d’un fournisseur
Cliquez sur le nom d’un fournisseur et choisissez Copier les activités : ses missions des jours affichés sont copiées en texte, prêtes à coller dans un message. Pour les lui envoyer par e-mail ou par SMS, voir affecter guides et chauffeurs.
Ce que signifient les marques
NON DÉFINI, ou une activité rose
Il manque quelque chose, comme un fournisseur, l’hébergement ou une information sur un passager.
Un cadre de couleur
La réservation n’est pas entièrement payée : Non confirmé, Non payé ou Acompte versé.
Missions qui se chevauchent
Le fournisseur a une autre mission au même moment.
Une enveloppe avec un nombre
Le nombre de fournisseurs qui n’ont pas encore répondu à une offre de mission pour cette mission.
Ressources
L’activité utilise des ressources ; Ressource surréservée signifie que l’une d’elles est épuisée.
Hors service
Sous une date : les unités d’une ressource qui ne peuvent pas servir ce jour-là.
Durée obsolète
La durée de la visite a changé : cliquez sur l’icône, puis sur Aligner sur le réglage du tour.
Partage de sa position
Un guide ou un chauffeur partage l’endroit où il se trouve : cliquez sur l’icône pour la Carte de l’équipe.
Ce que voient vos guides et chauffeurs
Vos guides et chauffeurs ne voient que leurs propres missions, dans Mon calendrier et dans TourTask Crew.