Comment envoyer des rappels automatiques à vos guides et chauffeurs
Les rappels au personnel informent chaque personne qui assure vos visites de ses missions du lendemain, par SMS, par e-mail ou les deux. Configurez-les sous Configuration → Rappels au personnel.
Programmer un rappel
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Ouvrez la page
Allez dans Configuration → Rappels au personnel.
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Ajoutez un rappel
Sous Rappels programmés, cliquez sur Ajouter.
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Choisissez le canal et l’heure
Dans Ajouter une méthode, choisissez le Type, Messages SMS ou E-mail, et l’heure dans Heure, de 6 h à 23 h dans le fuseau horaire de votre entreprise. Cliquez sur Ajouter.
Ajoutez un rappel pour chaque canal et chaque heure que vous voulez, par exemple un e-mail le matin et un SMS le soir. Chaque jour, chaque personne qui a une mission le lendemain reçoit son rappel ; celles qui n’en ont pas ne reçoivent rien.
Confirmez chaque mission avec votre personnel bien avant le jour J. Un rappel le matin vous laisse la journée pour trouver quelqu’un d’autre si une personne ne peut pas venir.
Ce que dit le rappel
- Chacune de ses activités du lendemain : l’heure, la visite, le nom de la réservation avec ses passagers, et le lieu de rendez-vous avec les clients.
- Sa propre mission d’abord, puis les autres missions avec leurs fournisseurs.
- Pour une visite privée, le numéro de téléphone du client, si vous choisissez de l’afficher (ci-dessous).
- Pour une visite de groupe, un lien Voir la liste des passagers (voir listes de passagers).
Chacun le reçoit dans sa propre langue. Il ne contient jamais les notes de la réservation ni un texte de votre part.
Choisir ce que voit chaque mission
Sous Contenu du message par composant, cliquez sur le bouton de modification de la ligne d’une mission, par exemple Guide :
- Autres composants : Afficher tous, sauf ceux sélectionnés, ou Afficher uniquement ceux sélectionnés. Un restaurant peut ne voir que le guide, par exemple.
- Afficher le téléphone du client pour les visites privées : désactivé tant que vous ne l’activez pas.
- Afficher l’hébergement et Afficher le lieu de prise en charge : activés tant que vous ne les désactivez pas.
Cliquez sur Sauvegarder. Les mêmes choix s’appliquent au planning que vous envoyez avec Notifier le prestataire (voir affecter les guides et chauffeurs).
Ce que cela coûte
| Canal | Coût |
|---|---|
| Gratuit | |
| Messages SMS | Par message, au Coût par message SMS de votre pays indiqué sur la page. Un rappel long prend plusieurs messages. |
Les coûts des SMS s’ajoutent à votre facture TourTask mensuelle. Sous Raccourcir les messages SMS, quatre interrupteurs raccourcissent chaque SMS : Raccourcir l'intro, Supprimer le rappel d'arrivée anticipée, Supprimer la phrase de motivation et Supprimer le lien vers la liste des passagers. L’Exemple en dessous montre le message et le nombre de messages SMS qu’il prend.
Se désabonner
Chaque e-mail de rappel contient un lien de désabonnement. Pour arrêter vous-même les rappels d’une personne, activez Désactiver les SMS ou Désactiver l'e-mail dans son onglet de fournisseur, sous Utilisateurs → Gérer (voir Guides et chauffeurs).
Rappels dans TourTask Crew
En bas de la page, TourTask Crew regroupe deux réglages de l’application TourTask Crew. Ils sont gratuits.
- Rappeler à l’équipe de démarrer l’excursion : au nombre de Minutes avant le début de l’excursion choisi (30 tant que vous ne le changez pas), le téléphone de chaque membre de l’équipe lui demande de démarrer la visite. Chacun peut désactiver ces rappels dans l’application.
- Montrer où se trouve l’équipe : permet à votre bureau de voir l’équipe sur la Carte de l’équipe (voir partage de la position).
Questions fréquentes
Il n’a pas de mission le lendemain, il s’est désabonné des e-mails de rappel, ou Désactiver les SMS ou Désactiver l'e-mail est activé pour lui. Pour envoyer un planning tout de suite, utilisez Notifier le prestataire dans le calendrier des opérations.
Non : il couvre toujours le lendemain. Notifier le prestataire envoie jusqu’à 30 jours à la fois.