Comment synchroniser votre planning TourTask avec Google Agenda

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   Ouvrez vos paramètres

   Cliquez sur l’icône du compte en haut à droite, à côté de votre nom, et choisissez Paramètres.

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   Choisissez quoi synchroniser

   Sur la carte Google Agenda, choisissez Quoi synchroniser et Synchroniser vers (voir plus bas).

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   Connectez votre compte

   Cliquez sur Connecter Google Agenda et autorisez TourTask dans votre compte Google. Vous revenez sur la page Paramètres.

Quoi synchroniser :

• Mes affectations : les activités sur lesquelles vous travaillez, vous ou vos véhicules. Le choix habituel des guides et chauffeurs.
• Calendrier des opérations : toutes les activités de l’entreprise, pour le personnel qui peut ouvrir le calendrier des opérations.

Synchroniser vers :

• Agenda principal : votre propre agenda Google.
• Un agenda TourTask pour cette entreprise : un agenda à part, que vous pouvez colorer ou masquer dans Google Agenda. C’est là que vont les événements, sauf si vous choisissez autre chose.
• Un seul agenda TourTask pour toutes vos entreprises : un agenda pour toutes les entreprises TourTask pour lesquelles vous travaillez.

Vous pouvez changer l’un et l’autre à tout moment : les événements à venir suivent votre choix. Si vous choisissez Agenda principal, Google vous redemande votre autorisation.

Chaque activité est un événement à son heure réelle : la visite, le nombre de passagers, les guides et véhicules, l’hébergement ou le lieu de prise en charge, les notes de la réservation et un lien vers TourTask. Une activité sans heure est un événement sur toute la journée. Les coordonnées des clients n’y figurent jamais.

Les nouvelles réservations et les modifications apparaissent en une minute environ. Une mission qu’on vous propose dans une offre de mission apparaît dès qu’elle est à vous.

Dans le calendrier des opérations ou Mon calendrier, une note dont le champ Heure est rempli propose Afficher dans mon Google Agenda. Activez-le : la note apparaît dans votre Google Agenda à cette heure, pour une durée d’une heure. Elle ne va que dans l’agenda de la personne qui l’a écrite.

• Synchronisation activée met la synchronisation en pause, puis la réactive.
• Déconnecter supprime tous les événements que TourTask a créés dans votre Google Agenda, y compris les passés, ainsi que l’agenda de cette entreprise.
• Reconnecter apparaît quand Google vous demande de vous reconnecter, et Réparer quand l’agenda TourTask a été supprimé dans Google.