Véhicules dans TourTask : votre flotte et le suivi des distances
La page Véhicules liste les véhicules avec lesquels vous réalisez vos visites. Vous en affectez un à une visite dans le Calendrier des opérations, et son propriétaire voit la mission dans Mon calendrier et dans TourTask Crew.
Ajouter un véhicule
- 1
Créez-le
Allez dans Véhicules et cliquez sur Créer un nouveau véhicule.
- 2
Nommez-le
Renseignez un Nom du véhicule, sa Marque et son Modèle, ou sa Plaque d'immatriculation : un seul suffit. Sans nom, il apparaît sous sa marque, son modèle et son année, par exemple Toyota Hiace 2019.
- 3
Choisissez son propriétaire et ses places
Choisissez le Propriétaire, un utilisateur pour qui Fournisseur est activé, et la Capacité passagers. Cliquez ensuite sur Sauvegarder.
Suivre la distance d’un véhicule
Activez Suivre la distance dans un véhicule pour comparer la distance qu’il parcourt à celle que ses visites devraient parcourir. L’équipe enregistre alors son compteur kilométrique dans TourTask Crew au début de chaque visite. L’interrupteur ajoute trois champs :
| Champ | Ce que c’est |
|---|---|
| Le compteur affiche | Des kilomètres ou des miles, selon ce que compte le cadran du véhicule. Au départ, l’unité de votre entreprise. |
| Distance supplémentaire autorisée entre deux excursions | La conduite permise entre deux visites, par exemple pour rentrer chez soi ou faire le plein. 0 par défaut. |
| Comment afficher le total sur ce tableau de bord | Votre aide pour l’équipe : comment passer du compteur journalier au total. |
Quand TourTask a mesuré assez de visites, il suggère une valeur sous ce champ, avec un bouton comme Utiliser 12 km. Chaque fois que vous activez le suivi, une nouvelle période commence : rien n’est jugé sur une période où il était désactivé, par exemple pendant le prêt du véhicule.
Toute personne ayant accès à Véhicules peut activer le suivi. Seuls les administrateurs peuvent le désactiver, ou modifier la distance supplémentaire autorisée ou une unité de compteur déjà fixée. Ensuite : comment les distances sont comparées.
Paramètres du suivi des distances
Les Paramètres du suivi des distances, sur la page Véhicules, contiennent vos règles pour tous les véhicules suivis. Seuls les administrateurs peuvent les modifier.
| Paramètre | Ce qu’il fait | Par défaut |
|---|---|---|
| Unité de distance | L’unité dans laquelle votre entreprise lit et saisit les distances | Les miles si votre pays roule en miles, sinon les kilomètres |
| Tolérance | De combien, en pourcentage, la distance parcourue peut s’écarter de la distance prévue | 10 % |
| Écart minimum | Un écart plus petit ne compte jamais, quel que soit son pourcentage | 5 km (3 mi) |
| Destinataires des alertes | Les administrateurs prévenus par e-mail quand un véhicule roule nettement plus que ce que ses visites expliquent | Personne : les alertes s’affichent seulement dans TourTask |
Retirer un véhicule
Choisissez Retirer le véhicule dans le menu ⋮ du véhicule. Un véhicule avec une alerte que personne n’a traitée ne peut pas être retiré. Une fois que la distance d’un véhicule a été suivie, seuls les administrateurs peuvent le retirer, et ses relevés, photos et alertes partent avec lui.
Questions fréquentes
Non. Le suivi des distances compare les relevés du compteur à vos visites. Le partage de la position montre où se trouve l’équipe, mais ne sert jamais à mesurer des distances.
L’IA qui lit les photos du compteur utilise le quota d’IA de votre entreprise. Une fois ce quota épuisé, l’équipe saisit le nombre à la main.
Il vous faut le privilège Véhicules. Les administrateurs l’ont, et peuvent le donner à d’autres membres du personnel sous Utilisateurs → Gérer.