Cómo asignar guías, conductores y vehículos a tus tours
Cada actividad del calendario de operaciones muestra sus trabajos, como Guía y Vehículo. Da a cada trabajo un proveedor y un costo, y después envía al proveedor su agenda.
Asignar un proveedor
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Abre el menú del trabajo
En el calendario de operaciones, haz clic en el NO ESTABLECIDO del trabajo, o en el nombre de su proveedor, y elige Asignar proveedor.
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Busca
En Nuevo proveedor, escribe al menos dos letras de un nombre en Buscar proveedor.
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Elige el proveedor
Elige una persona para un trabajo de guía, de conductor o subcontratado, o un vehículo para un trabajo de vehículo.
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Guarda
Haz clic en Guardar.
La búsqueda solo muestra a los usuarios con el rol de Proveedor, que se da en Usuarios → Gestionar, y sus vehículos. Los trabajos de una actividad vienen de los componentes de su tour.
Quitar un proveedor
Abre Asignar proveedor en el trabajo, deja Buscar proveedor vacío y haz clic en Eliminar proveedor. El trabajo vuelve a mostrar NO ESTABLECIDO.
Fijar el costo
Cada trabajo muestra su costo entre paréntesis, o Costo no establecido. Haz clic en él para abrir Editar costo, escribe el importe y haz clic en Guardar. Eliminar costos lo borra.
El costo es lo que pagas a ese proveedor por ese trabajo ese día: es lo que liquidas en Economía → Pagar → Tours. Para no ver los costos en pantalla, elige Ocultar → Costos en el menú del calendario.
Un proveedor que no se paga por actividad, como un guía con sueldo o tu propio vehículo, muestra No pagado por actividad en lugar de un costo. Para pagarle esta actividad, haz clic ahí y activa Pagado por esta actividad. Desactívalo para no pagar a un proveedor una actividad. El trabajo guarda esa elección; otro proveedor trae su propia configuración.
Trabajos superpuestos
TourTask te avisa cuando un proveedor tendría dos trabajos a la misma hora, pero nunca te lo impide.
- En la búsqueda, un proveedor ocupado tiene una línea bajo su nombre, como Ocupado 10:00 – 13:00 · Tour por la ciudad.
- Al elegirlo, un aviso muestra sus otros trabajos. Guardar sigue funcionando, para alguien que puede hacer ambos.
- En el calendario, un icono de calendario naranja tras el nombre de un proveedor marca un trabajo que se superpone con otro. Filtro → Trabajos superpuestos muestra solo esas actividades.
- Nunca se revisan los trabajos subcontratados, ni los trabajos cuyo componente tiene activado Puede hacer varios trabajos a la misma hora, como las comidas para llevar.
Enviar al proveedor su agenda
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Abre el menú
Haz clic en el nombre del proveedor en el calendario y elige Notificar al proveedor.
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Elige cómo
Marca Notificar por correo electrónico, Notificar por SMS o ambos. Los SMS se añaden a tu factura mensual.
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Elige los días
En Días a notificar, elige cuántos días cubrir, a partir de la fecha de la actividad. En Actividades a notificar, desmarca las actividades que quieras dejar fuera.
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Envía
Revisa la Vista previa del mensaje y haz clic en Enviar notificación.
El mensaje muestra cada actividad: su hora, tour, reserva y pasajeros, dónde encontrarse con los clientes y los otros trabajos con sus proveedores. Lo que ve el personal de cada trabajo se configura en recordatorios de personal, que también pueden enviar estos mensajes por ti cada día.
Preguntas frecuentes
Solo aparecen los usuarios con el rol de Proveedor. Dales el rol en Usuarios → Gestionar: consulta Guías y conductores. Un vehículo aparece cuando su dueño es proveedor.
Hay un pago registrado para ese trabajo, aunque sea parcial, así que su proveedor está bloqueado: el diálogo muestra un candado. Primero deshaz el pago. El costo se puede seguir cambiando.
Sí. Deshabilitar SMS y Deshabilitar correo electrónico solo detienen los recordatorios de personal automáticos: Notificar al proveedor se envía porque tú lo pides.