Cómo enviar recordatorios automáticos a tus guías y conductores
Los recordatorios de personal avisan a todas las personas que trabajan en tus tours de sus trabajos del día siguiente, por SMS, correo electrónico o ambos. Configúralos en Configuración → Recordatorios de personal.
Programar un recordatorio
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Abre la página
Ve a Configuración → Recordatorios de personal.
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Agrega un recordatorio
En Recordatorios programados, haz clic en Agregar.
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Elige el canal y la hora
En Agregar método, elige el Tipo, Mensajes SMS o Correo electrónico, y la Hora, de 06:00 a 23:00 en la zona horaria de tu empresa. Haz clic en Agregar.
Agrega un recordatorio por cada canal y hora que quieras, como un correo electrónico por la mañana y un SMS por la tarde. Cada día, cada persona con un trabajo al día siguiente recibe su recordatorio; quien no tiene trabajo no recibe nada.
Confirma cada trabajo con tu personal mucho antes del día. Un recordatorio por la mañana te deja todo el día para buscar a otra persona si alguien no puede ir.
Qué dice el recordatorio
- Cada una de sus actividades del día siguiente: la hora, el tour, el nombre de la reserva con sus pasajeros y dónde encontrarse con los clientes.
- Primero su propio trabajo y después los demás trabajos con sus proveedores.
- En un tour privado, el teléfono del cliente, si eliges mostrarlo (ver abajo).
- En un tour en grupo, un enlace Ver lista de pasajeros (consulta listas de pasajeros).
Cada persona lo recibe en su propio idioma. Nunca incluye las notas de la reserva ni un texto tuyo.
Elegir qué ve cada trabajo
En Contenido del mensaje por componente, haz clic en el botón de editar de la fila de un trabajo, como Guía:
- Otros componentes: Mostrar todos, excepto los seleccionados o Mostrar solo los seleccionados. Por ejemplo, un restaurante puede ver solo al guía.
- Mostrar el teléfono del cliente en los tours privados: desactivado hasta que lo actives.
- Mostrar el alojamiento y Mostrar el lugar de recogida: activados hasta que los desactives.
Haz clic en Guardar. Las mismas opciones se aplican a la programación que envías con Notificar al proveedor (consulta asignar guías y conductores).
Cuánto cuesta
| Canal | Costo |
|---|---|
| Correo electrónico | Gratis |
| Mensajes SMS | Por mensaje, según el Costo por mensaje SMS de tu país que muestra la página. Un recordatorio largo ocupa varios mensajes. |
Los costos de los SMS se suman a tu factura mensual de TourTask. En Acortar los mensajes SMS, cuatro interruptores acortan cada SMS: Acortar la introducción, Eliminar recordatorio de llegada anticipada, Eliminar frase motivacional y Eliminar el enlace a la lista de pasajeros. El Ejemplo de debajo muestra el mensaje y cuántos mensajes SMS ocupa.
Darse de baja
Cada correo de recordatorio tiene un enlace para darse de baja. Para detener tú mismo los recordatorios de una persona, activa Deshabilitar SMS o Deshabilitar correo electrónico en su pestaña de proveedor, en Usuarios → Gestionar (consulta Guías y conductores).
Recordatorios en TourTask Crew
Al final de la página, TourTask Crew reúne dos ajustes de la app TourTask Crew. No cuestan nada.
- Recordar al equipo que inicie el tour: tantos Minutos antes de que empiece el tour como elijas (30 hasta que lo cambies), el teléfono de cada miembro del equipo le pide que inicie el tour. Cada persona puede desactivar estos recordatorios en la app.
- Mostrar dónde está el equipo: permite que tu oficina vea al equipo en el Mapa del equipo (consulta compartir ubicación).
Preguntas frecuentes
No tiene trabajo al día siguiente, se dio de baja de los correos de recordatorio o tiene activado Deshabilitar SMS o Deshabilitar correo electrónico. Para enviar una programación ahora, usa Notificar al proveedor en el calendario de operaciones.
No: siempre cubre el día siguiente. Notificar al proveedor envía hasta 30 días a la vez.