Gästeerlebnis auf Touren: was du vor, während und nach der Tour tun solltest
Gäste beurteilen das ganze Erlebnis: jede Nachricht vor der Tour, den Guide am Tourtag und den Abschied.
Zu jedem Zeitpunkt die richtige Nachricht senden
| Wann | Was du sendest | Wie |
|---|---|---|
| Bei der Buchung | Datum, Uhrzeit, Treffpunkt, was mitzubringen ist, deine Stornobedingungen und eine Telefonnummer für den Tourtag | |
| 3 Tage vorher | Den Ablauf des Tages und den Treffpunkt mit Kartenpin und Foto | |
| Am Vortag | Die genaue Uhrzeit, den Namen des Guides und woran man ihn erkennt | WhatsApp oder SMS |
| Am Tourtag | Jede Verspätung oder Änderung, sofort, an alle Gäste | WhatsApp oder die Nachrichten des Buchungsportals |
| Am selben Abend | Ein Dankeschön, ein paar Fotos und deine Links zum Bewerten, sobald jedes Problem gelöst ist | E-Mail oder WhatsApp |
Frag bei der Buchung nach Mobilität, Ernährung und Sprache, und gib es an den Guide weiter.
GetYourGuide gibt dir für jeden Gast eine Weiterleitungsadresse. Sie funktioniert 7 Tage nach der Aktivität nicht mehr und blockiert E-Mails mit Gutscheincodes oder Links zur Konkurrenz (2024). Schick diesen Gästen nur Nachrichten zur Tour.
Diese zwei Nachrichten kopieren
E-Mail vor der Ankunft
Betreff: [Name der Tour] am [Tag, Datum]: wo und wann wir uns treffen Hallo [Vorname], wir freuen uns darauf, Sie am [Tag, Datum] zu sehen! Treffpunkt: [Ort], bei [Orientierungspunkt] Karte und Foto: [Links] Ankunft bis: [Uhrzeit], 15 Minuten vor dem Start Ihr Guide: [Name des Guides], erkennbar an [einer grünen Kappe] Bitte mitbringen: [Wasser, Sonnencreme, gute Schuhe, etwas Warmes zum Überziehen] Sie finden uns nicht? Rufen Sie an oder schreiben Sie per WhatsApp an [Telefonnummer]. Wir warten bis [Uhrzeit]. Bis bald [dein Name], [Unternehmen]
WhatsApp-Nachricht am Vortag
Hallo [Vorname], hier ist [dein Name] von [Unternehmen]. Bis morgen! Abholung am [Hotel] zwischen [8:00] und [8:20] Uhr: Achten Sie auf einen [weißen Kleinbus mit unserem Logo]. Ihr Guide ist [Name des Guides]. Fragen? Antworten Sie einfach hier.
Den Treffpunkt unübersehbar machen
Prüfe, ob deine Nachrichten all das enthalten:
- 1Ein Kartenpin und ein Foto der genauen Stelle
- 2Ein Orientierungspunkt, und was der Guide trägt oder hochhält
Etwa „am Brunnen, achten Sie auf den grünen Schirm“.
- 3Ein Zeitfenster für die Abholung
Etwa 8:00–8:20 Uhr, und was zu tun ist, wenn der Fahrer sich verspätet.
- 4Ein Telefon, das am Tourtag erreichbar ist
- 5Wie lange du wartest
Ruf dann alle an, die fehlen, bevor du losfährst.
GetYourGuide zählt Gäste, die dich nicht finden, als No-Show zu deinen Lasten: siehe Buchungsbedingungen.
Was die besten Guides tun
- 1
Zuerst die Teilnehmerliste lesen
Namen, Alter, Sprachen, Ernährung und Mobilität.
- 2
Mit Namen, Sicherheit und Ablauf beginnen
Eine zweiminütige Sicherheitseinweisung, dann der Plan für den Tag.
- 3
Eine Geschichte pro Stopp erzählen
Passend zu dem, was die Gäste sehen.
- 4
Zur Halbzeit nachfragen
„Passt das Tempo? Ist jemandem kalt, hat jemand Hunger?“ Dann anpassen: die Sprache wechseln, stille Gäste einbeziehen, für Kinder langsamer gehen.
- 5
An jedem Stopp alle zählen
Beim Betreten und Verlassen jedes Ortes und bei jedem Einsteigen, damit niemand zurückbleibt.
- 6
Mit einem Höhepunkt enden
Wie ein Erlebnis endet, prägt stark, wie man sich daran erinnert (Kahneman u. a., 1993). Ende am schönsten Ausblick oder mit der besten Geschichte, mach Gruppenfotos mit ihren Handys und bedank dich bei allen.
In TourTask
TourTask sendet per E-Mail die Bestätigung, 3 Tage vorher eine E-Mail vor der Ankunft mit deinen Reiseinformationen (und der Telefonnummer deines Guides, mit Tour-Team in der E-Mail vor der Ankunft anzeigen) und eine Bitte um eine Bewertung, sobald du sie einschaltest: siehe Kundenbeziehungen und Tourinformationen.
Die Nachricht am Vortag an die Gäste schickst du selbst; die Erinnerungen für Mitarbeiter erinnern deine Guides und Fahrer.