Så tilldelar du guider, förare och fordon till dina turer

1. 1

   Öppna uppdragets meny

   Klicka i verksamhetskalendern på uppdragets EJ ANGIVEN, eller på leverantörens namn, och välj Tilldela leverantör.

2. 2

   Sök

   Under Ny leverantör skriver du minst två bokstäver av ett namn i Sök leverantör.

3. 3

   Välj leverantören

   Välj en person för ett guide-, förar- eller outsourcat uppdrag, eller ett fordon för ett fordonsuppdrag.

4. 4

   Spara

   Klicka på Spara.

Sökningen listar bara användare med rollen Leverantör, som du ger under Användare → Hantera, och deras fordon. En aktivitets uppdrag kommer från turens komponenter.

Öppna Tilldela leverantör på uppdraget, lämna Sök leverantör tomt och klicka på Ta bort leverantör. Uppdraget visar EJ ANGIVEN igen.

Varje uppdrag visar sin kostnad inom parentes, eller Kostnad ej angiven. Klicka på den för att öppna Redigera kostnad, skriv beloppet och klicka på Spara. Ta bort kostnad rensar den.

Kostnaden är det du betalar leverantören för uppdraget den dagen: det är det du gör upp under Ekonomi → Betala → Turer. Vill du inte se kostnaderna på skärmen väljer du Dölj → Kostnader i kalenderns meny.

En leverantör som inte betalas per aktivitet, till exempel en anställd guide eller ditt eget fordon, visar Betalas inte per aktivitet i stället för en kostnad. Vill du betala leverantören för just den här aktiviteten klickar du där och slår på Betalas för den här aktiviteten. Slå av det för att inte betala en leverantör för en aktivitet. Uppdraget behåller valet; en annan leverantör tar med sin egen inställning.

TourTask varnar dig när en leverantör skulle ha två uppdrag samtidigt, men stoppar dig aldrig.

• I sökningen har en upptagen leverantör en rad under sitt namn, till exempel Upptagen 10:00 – 13:00 · Stadstur.
• När du väljer en sådan leverantör listar en varning de andra uppdragen. Spara fungerar ändå, för den som klarar båda.
• I kalendern markerar en orange kalenderikon efter en leverantörs namn ett uppdrag som överlappar ett annat. Filtrera → Överlappande uppdrag visar bara de aktiviteterna.
• Outsourcade uppdrag kontrolleras aldrig, och inte heller uppdrag vars komponent har Kan utföra flera uppdrag samtidigt påslaget, till exempel lunchpaket.

1. 1

   Öppna menyn

   Klicka på leverantörens namn i kalendern och välj Meddela leverantör.

2. 2

   Välj hur

   Kryssa i Meddela via e-post, Meddela via SMS eller båda. Sms läggs på din månadsfaktura.

3. 3

   Välj dagarna

   I Antal dagar att meddela väljer du hur många dagar som ska ingå, räknat från aktivitetens datum. Under Aktiviteter att meddela kryssar du ur de aktiviteter som ska utelämnas.

4. 4

   Skicka

   Kontrollera Förhandsvisning av meddelande och klicka på Skicka meddelande.

Meddelandet listar varje aktivitet: tid, tur, bokning och passagerare, var kunderna ska mötas och de andra uppdragen med sina leverantörer. Vad personalen på varje uppdrag ser ställer du in under påminnelser för personalen, som också kan skicka de här meddelandena åt dig varje dag.