Så skickar du automatiska påminnelser till dina guider och chaufförer
Påminnelser för personalen berättar för alla som arbetar på dina turer vilka uppdrag de har nästa dag, via SMS, e-post eller båda. Du ställer in dem under Konfiguration → Påminnelser för personalen.
Schemalägg en påminnelse
- 1
Öppna sidan
Gå till Konfiguration → Påminnelser för personalen.
- 2
Lägg till en påminnelse
Under Schemalagda påminnelser klickar du på Lägg till.
- 3
Välj kanal och tid
I Lägg till metod väljer du Typ, SMS-meddelanden eller E-post, och Tid, mellan kl. 06.00 och 23.00 i ditt företags tidszon. Klicka på Lägg till.
Lägg till en påminnelse för varje kanal och tid du vill, till exempel ett mejl på morgonen och ett SMS på kvällen. Varje dag får alla som har ett uppdrag nästa dag sin påminnelse; den som inte har något uppdrag får ingenting.
Bekräfta varje uppdrag med din personal i god tid före dagen. En påminnelse på morgonen ger dig hela dagen att hitta någon annan om en person inte kan.
Vad påminnelsen innehåller
- Var och en av deras aktiviteter nästa dag: tiden, turen, bokningens namn med dess passagerare och var de möter kunderna.
- Deras eget uppdrag först, sedan de andra uppdragen med sina leverantörer.
- På en privat tur kundens telefonnummer, om du väljer att visa det (se nedan).
- På en grupptur en länk Visa passagerarlista (se passagerarlistor).
Var och en får den på sitt eget språk. Den innehåller aldrig bokningens anteckningar eller en egen text från dig.
Välj vad varje uppdrag ser
Under Meddelandeinnehåll per komponent klickar du på redigeringsknappen på ett uppdrags rad, till exempel Guide:
- Andra komponenter: Visa alla utom de valda eller Visa bara de valda. En restaurang kan till exempel bara se guiden.
- Visa kundens telefonnummer på privata turer: av tills du slår på det.
- Visa logi och Visa upphämtningsplats: på tills du stänger av dem.
Klicka på Spara. Samma val gäller för schemat du skickar med Meddela leverantör (se tilldela guider och chaufförer).
Vad det kostar
| Kanal | Kostnad |
|---|---|
| E-post | Gratis |
| SMS-meddelanden | Per meddelande, enligt Kostnad per SMS-meddelande för ditt land som visas på sidan. En lång påminnelse tar flera meddelanden. |
SMS-kostnaderna läggs till på din månadsfaktura från TourTask. Under Förkorta SMS-meddelanden gör fyra reglage varje SMS kortare: Förkorta introduktionen, Ta bort påminnelsen om tidig ankomst, Ta bort motiverande fras och Ta bort länken till passagerarlistan. Exempel under dem visar meddelandet och hur många SMS-meddelanden det tar.
Avregistrering
Varje påminnelsemejl har en länk för att avregistrera sig. För att själv stoppa en persons påminnelser slår du på Inaktivera SMS eller Inaktivera e-post på personens leverantörsflik under Användare → Hantera (se Guider och chaufförer).
Påminnelser i TourTask Crew
Längst ner på sidan har TourTask Crew två inställningar för appen TourTask Crew. De kostar ingenting.
- Påminn personalen om att starta turen: så många Minuter före turens start som du anger (30 tills du ändrar det) ber varje personalmedlems telefon dem att starta turen. Var och en kan stänga av de här påminnelserna i appen.
- Visa var personalen är: låter ditt kontor se personalen på Personalkarta (se platsdelning).
Vanliga frågor
Guiden har inget uppdrag nästa dag, har avregistrerat sig från påminnelsemejlen, eller har Inaktivera SMS eller Inaktivera e-post påslaget. För att skicka ett schema nu använder du Meddela leverantör i verksamhetskalendern.
Nej: den gäller alltid nästa dag. Meddela leverantör skickar upp till 30 dagar på en gång.