Verksamhetskalendern: turer, bokningar och personal per dag
Verksamhetskalender visar varje aktivitet dag för dag: vad som händer, vem som bokade och vem som jobbar. Öppna den via Verksamhetskalender i menyn för att bemanna dina turer och planera varje dag.
Vad den visar
Varje dag listar sina aktiviteter efter starttid, var och en med sin bokning eller sina passagerare och sina uppdrag, till exempel Guide och Fordon, med leverantörer och kostnader.
Grupptur
En avgång med sina grupper. 8 / 14 (6) betyder 8 av 14 platser bokade, 6 kvar.
Privat tur
En bokning med en egen avgång, och var kunderna ska hämtas.
Anpassad artikel
En extra rad i en bokning, till exempel en lunch eller en transfer.
Logi
En hotellvistelse som sålts med bokningen (se logi).
Ett klick på ett datum lägger till en anteckning, blockerar datumet eller lägger till en prisjustering.
Verktygsfältet
Datumen uppe till vänster bestämmer vilka dagar du ser, högst ett år. Menyn (⋮) bredvid innehåller:
- Dölj: Tomma dagar, Tomma grupper, Anteckningar eller Kostnader.
- Filtrera: vissa turer eller leverantörer, uppdragen med Leverantör ej angiven, en tagg eller Överlappande uppdrag.
- Lägg till anteckning: en anteckning på en dag.
- Exportera: det du ser, som en Excel-fil med ett passagerarblad för varje grupp.
Uppdragserbjudanden, uppe till höger, erbjuder uppdrag utan leverantör till flera leverantörer samtidigt (se uppdragserbjudanden). Personalkarta visas bredvid medan någon delar sin position (se Platsdelning).
Anteckningar
En anteckning har en Titel och, om du vill, ett Innehåll och en Tid. Offentlig visar den för all personal; annars ser bara du den. En anteckning med en tid kan också hamna i din Google Kalender.
Ändra en starttid
Klicka på en aktivitets starttid för att öppna Redigera tid. På en privat tur eller en anpassad artikel ändrar det den bokningen; på en grupptur ändrar det avgången, för alla bokningar på den.
Kopiera en leverantörs schema
Klicka på en leverantörs namn och välj Kopiera aktiviteter: leverantörens uppdrag under de dagar du ser kopieras som text, redo att klistra in i ett meddelande. Vill du mejla eller sms:a dem i stället, se tilldela guider och förare.
Vad markeringarna betyder
EJ ANGIVEN, eller en rosa aktivitet
Något saknas, till exempel en leverantör, logiet eller en uppgift om en passagerare.
En färgad ram
Bokningen är inte helt betald: Inte bekräftad, Obetald eller Handpenning betald.
Överlappande uppdrag
Leverantören har ett annat uppdrag samtidigt.
Ett kuvert med en siffra
Hur många leverantörer som ännu inte har svarat på ett uppdragserbjudande för uppdraget.
Resurser
Aktiviteten använder resurser; Resurs överbokad betyder att en har tagit slut.
Ur drift
Under ett datum: enheter av en resurs som inte kan användas den dagen.
Längden är inaktuell
Turens längd har ändrats: klicka på ikonen och sedan på Matcha turens inställning.
Delar sin position
En guide eller förare delar sin position: klicka på ikonen för Personalkarta.
Vad dina guider och förare ser
Dina guider och förare ser bara sina egna uppdrag, under Min kalender och i TourTask Crew.