Så importerar du dina bokningar från ett kalkylblad
Importera de bokningar du redan har från en Excel- eller CSV-fil i stället för att skriva in dem igen. Skapa först dina turer i TourTask: importen skapar aldrig turer.
Innan du börjar
- ✓Din fil har, för varje bokning, kundens namn, turen och dess datum.
- ✓Dina gruppturer har de starttider som dina bokningar börjar på: en gruppbokning ansluter till avgången på sin tid.
- ✓Kommer du från FareHarbor? TourTask kopplar exportens kolumner åt dig: se Från FareHarbor.
Importera din fil
- 1
Öppna importen
Gå till Bokningar → Importera, eller klicka på Importera bokningar längst ned i Bokningar → Se.
- 2
Välj källa
Klicka på Eget kalkylblad.
- 3
Ladda upp filen
Klicka på Välj en fil, eller dra och släpp filen: Excel (.xlsx) eller CSV, högst 20 MB. Om din arbetsbok har flera blad väljer du Blad. Klicka på Nästa.
- 4
Koppla kolumnerna
För varje kolumn i din fil väljer du under Kopplas till det TourTask-fält som den innehåller, eller låter den stå på Ignorera. TourTask gissar utifrån dina rubriker. Kundnamn, Tur och Turdatum är obligatoriska.
- 5
Matcha dina turer
Under Matcha dina turer väljer du TourTask-turen för varje turnamn i din fil. Exakta namn, och namn som du matchade vid en tidigare import, är redan klara; ett AI-förslag fyller i andra som det är säkert på. Importera inte de här bokningarna utelämnar ett namn.
- 6
Välj privat eller grupp
För en tur som du säljer på båda sätten väljer du Privat tur eller Grupptur: din fil säger inte vilket kunderna bokade.
- 7
Matcha övriga värden
Om din fil har andra kolumner som namnger saker i TourTask, till exempel en betalningsmetod eller en upphämtningsplats, väljer du TourTask-värde för vart och ett av deras värden.
- 8
Kontrollera förhandsvisningen
TourTask kontrollerar varje bokning utan att spara något: hur många som är klara, utelämnas eller inte kan importeras. Öppna Att kontrollera för detaljerna: fel stoppar en bokning, varningar gör det inte.
- 9
Importera
Klicka på Nästa och sedan på importknappen med antalet bokningar, till exempel Importera 25 bokningar. Varje bokning sparas för sig, så en bokning med ett problem stoppar aldrig de andra.
Vad importen tar med
| Från din fil | I TourTask |
|---|---|
| Kundens namn, e-post, telefon, land och språk | Bokningens kontakt; en känd e-postadress kopplar den befintliga kunden |
| Tur, variant, datum och tid | En tur i bokningen; rader med samma orderreferens blir en bokning |
| Passagerare | Ett totalantal, eller vuxna, barn och andra åldrar; även namn och åldrar |
| Pris och valuta | Ditt pris behålls; utan pris gäller dagens pris |
| Betalt belopp | En betalning på bokningen |
| Avbokad den | En avbokad bokning, så länge Importera avbokade bokningar som avbokade är påslaget |
| Bokningsreferens | Sparas i turens anteckning och används för att hoppa över redan importerade bokningar |
Tillägg, byråer och logi importeras inte.
Importerade bokningar får dina automatiska mejl som alla andra: en kund vars tur är över kan få en omdömesförfrågan. Undvik det genom att importera bokningar från och med i dag.
Bokningar som inte kan importeras
Förhandsvisningen listar varje bokning som inte kan importeras och varför. Vanligast för gruppturer: en starttid som inte är en av turens tider den dagen, eller en avgång utan lediga platser. Lägg till tiden på turen eller höj kapaciteten, och klicka sedan på Tillbaka och Nästa för att kontrollera igen.
Vanliga frågor
Ja, om en kolumn innehåller en bokningsreferens: bokningar som redan importerats hoppas över. Utan referenser skulle de skapas igen.
Nej. Den skapar bara nya bokningar.
Personal som får skapa bokningar, med åtkomst till Bokningar → Skapa.