Zo wijs je gidsen, chauffeurs en voertuigen toe aan je tours
Elke activiteit in de operationele kalender toont zijn opdrachten, zoals Gids en Voertuig. Geef elke opdracht een aanbieder en kosten, en stuur de aanbieder daarna zijn planning.
Een aanbieder toewijzen
- 1
Open het menu van de opdracht
Klik in de operationele kalender op NIET INGESTELD bij de opdracht, of op de naam van de aanbieder, en kies Aanbieder toewijzen.
- 2
Zoek
Typ onder Nieuwe aanbieder minstens twee letters van een naam in Aanbieder zoeken.
- 3
Kies de aanbieder
Kies een persoon voor een gids-, chauffeurs- of uitbestede opdracht, of een voertuig voor een voertuigopdracht.
- 4
Sla op
Klik op Opslaan.
De zoekfunctie toont alleen gebruikers met de rol Aanbieder, die je geeft onder Gebruikers → Beheren, en hun voertuigen. De opdrachten van een activiteit komen uit de componenten van de tour.
Een aanbieder verwijderen
Open Aanbieder toewijzen bij de opdracht, laat Aanbieder zoeken leeg en klik op Aanbieder verwijderen. Bij de opdracht staat weer NIET INGESTELD.
De kosten instellen
Elke opdracht toont zijn kosten tussen haakjes, of Kosten niet ingesteld. Klik erop om Kosten bewerken te openen, typ het bedrag en klik op Opslaan. Verwijder kosten wist ze.
De kosten zijn wat je die aanbieder voor die opdracht op die dag betaalt: dat reken je af onder Financiën → Betalen → Tours. Wil je de kosten niet op het scherm, kies dan Verbergen → Kosten in het menu van de kalender.
Een aanbieder die niet per activiteit wordt betaald, zoals een gids in loondienst of je eigen voertuig, toont Niet betaald per activiteit in plaats van kosten. Wil je hem voor deze ene activiteit betalen, klik er dan op en zet Betaald voor deze activiteit aan. Zet het uit om een aanbieder voor een activiteit niet te betalen. De opdracht onthoudt die keuze; een andere aanbieder brengt zijn eigen instelling mee.
Overlappende opdrachten
TourTask waarschuwt je als een aanbieder twee opdrachten op hetzelfde moment zou hebben, maar houdt je nooit tegen.
- In de zoekfunctie heeft een bezette aanbieder een regel onder zijn naam, zoals Bezet 10:00 – 13:00 · Stadstour.
- Kies je hem, dan toont een waarschuwing zijn andere opdrachten. Opslaan werkt nog steeds, voor iemand die beide aankan.
- In de kalender markeert een oranje kalenderpictogram achter de naam van een aanbieder een opdracht die met een andere overlapt. Filter → Overlappende opdrachten toont alleen die activiteiten.
- Uitbestede opdrachten worden nooit gecontroleerd, net als opdrachten waarvan de component Kan meerdere opdrachten op hetzelfde moment uitvoeren aan heeft staan, zoals lunchpakketten.
De aanbieder zijn planning sturen
- 1
Open het menu
Klik in de kalender op de naam van de aanbieder en kies Aanbieder op de hoogte stellen.
- 2
Kies hoe
Vink Per e-mail informeren, Per sms informeren of beide aan. Sms-berichten komen op je maandfactuur.
- 3
Kies de dagen
Kies bij Aantal dagen om te melden hoeveel dagen je wilt dekken, vanaf de datum van de activiteit. Vink onder Activiteiten om te melden elke activiteit uit die je wilt weglaten.
- 4
Verstuur
Controleer het Berichtvoorbeeld en klik op Melding verzenden.
Het bericht toont elke activiteit: de tijd, tour, boeking en passagiers, waar de klanten worden ontmoet, en de andere opdrachten met hun aanbieders. Wat het personeel van elke opdracht ziet, stel je in bij herinneringen voor personeel, die deze berichten ook elke dag voor je kunnen sturen.
Veelgestelde vragen
Alleen gebruikers met de rol Aanbieder worden getoond. Geef ze die rol onder Gebruikers → Beheren: zie Gidsen en chauffeurs. Een voertuig wordt getoond als de eigenaar een aanbieder is.
Voor die opdracht is een betaling geregistreerd, ook al is die gedeeltelijk, dus de aanbieder is vergrendeld: het venster toont een hangslot. Maak eerst de betaling ongedaan. De kosten kun je nog wel wijzigen.
Ja. SMS uitschakelen en E-mail uitschakelen stoppen alleen de automatische herinneringen voor personeel: de melding van Aanbieder op de hoogte stellen wordt verstuurd omdat jij erom vraagt.