Zo synchroniseer je je TourTask-planning met Google Agenda

1. 1

   Open je instellingen

   Klik rechtsboven op het accounticoon naast je naam en kies Instellingen.

2. 2

   Kies wat je synchroniseert

   Kies op de kaart Google Agenda bij Wat te synchroniseren en Synchroniseren naar (zie hieronder).

3. 3

   Koppel je account

   Klik op Google Agenda koppelen en geef TourTask toegang in je Google-account. Daarna kom je terug op de pagina Instellingen.

Wat te synchroniseren:

• Mijn taken: de activiteiten waarbij jij of je voertuigen ingezet zijn. De gebruikelijke keuze voor gidsen en chauffeurs.
• Operationele kalender: alle activiteiten van het bedrijf, voor medewerkers die de operationele kalender mogen openen.

Synchroniseren naar:

• Hoofdagenda: je eigen Google-agenda.
• Een TourTask-agenda voor dit bedrijf: een aparte agenda, die je in Google Agenda een kleur kunt geven of kunt verbergen. Hier komen de afspraken, tenzij je iets anders kiest.
• Eén TourTask-agenda voor al je bedrijven: één agenda voor alle TourTask-bedrijven waarvoor je werkt.

Je kunt beide altijd wijzigen: komende afspraken verhuizen mee met je keuze. Kies je Hoofdagenda, dan vraagt Google nog een keer om je toestemming.

Elke activiteit is een afspraak op het echte tijdstip: de tour, het aantal passagiers, de gidsen en voertuigen, de accommodatie of ophaallocatie, de notities van de boeking en een link terug naar TourTask. Een activiteit zonder tijd is een afspraak voor de hele dag. De contactgegevens van klanten staan er nooit in.

Nieuwe boekingen en wijzigingen verschijnen binnen ongeveer een minuut. Een opdracht die je in een werkaanbieding krijgt aangeboden, verschijnt zodra hij van jou is.

In de operationele kalender of Mijn agenda biedt een notitie met een Tijd de optie Tonen in mijn Google Agenda. Zet die aan, en de notitie verschijnt op dat tijdstip in je Google Agenda, een uur lang. Ze komt alleen in de agenda van wie haar schreef.

• Synchronisatie aan pauzeert de synchronisatie en zet haar weer aan.
• Verbinding verbreken verwijdert alle afspraken die TourTask in je Google Agenda heeft gemaakt, ook die uit het verleden, en de agenda van dit bedrijf.
• Opnieuw koppelen verschijnt als Google wil dat je opnieuw koppelt, en Herstellen als de TourTask-agenda in Google is verwijderd.