De operationele kalender: tours, boekingen en personeel per dag
De Operationele kalender toont elke activiteit per dag: wat er plaatsvindt, wie het boekte en wie het uitvoert. Open hem via Operationele kalender in het menu om personeel aan je tours toe te wijzen en elke dag te plannen.
Wat hij toont
Elke dag toont zijn activiteiten op begintijd, elk met de boeking of de passagiers en de opdrachten, zoals Gids en Voertuig, met hun aanbieders en kosten.
Groepstour
Een vertrek met zijn groepen. 8 / 14 (6) betekent 8 van de 14 plaatsen geboekt, 6 vrij.
Privétour
Eén boeking met een eigen vertrek, en waar de klanten worden opgehaald.
Aangepast artikel
Een extra regel van een boeking, zoals een lunch of een transfer.
Accommodatie
Een hotelverblijf dat met de boeking is verkocht (zie accommodatie).
Een klik op een datum voegt een notitie toe, blokkeert de datum of voegt een prijsaanpassing toe.
De werkbalk
De datums linksboven bepalen welke dagen je ziet, hooguit een jaar. Het menu (⋮) ernaast bevat:
- Verbergen: Lege dagen, Lege groepen, Notities of Kosten.
- Filter: bepaalde tours of aanbieders, de opdrachten met Aanbieder niet ingesteld, een label of de Overlappende opdrachten.
- Notitie toevoegen: een notitie op een dag.
- Exporteren: wat je ziet, als Excel-bestand met een passagiersblad per groep.
Werkaanbiedingen, rechtsboven, biedt opdrachten zonder aanbieder aan meerdere aanbieders tegelijk aan (zie werkaanbiedingen). Crewkaart verschijnt ernaast zolang iemand zijn locatie deelt (zie Locatie delen).
Notities
Een notitie heeft een Titel en, als je wilt, een Inhoud en een Tijd. Openbaar toont hem aan al het personeel; anders zie alleen jij hem. Een notitie met een tijd kan ook naar je Google Agenda.
Een begintijd wijzigen
Klik op de begintijd van een activiteit om Tijd bewerken te openen. Bij een privétour of een aangepast artikel wijzigt dat die boeking; bij een groepstour wijzigt het het vertrek, voor elke boeking erop.
De planning van een aanbieder kopiëren
Klik op de naam van een aanbieder en kies Activiteiten kopiëren: zijn opdrachten in de getoonde dagen worden als tekst gekopieerd, klaar om in een bericht te plakken. Wil je ze liever mailen of per sms sturen, zie dan gidsen en chauffeurs toewijzen.
Wat de markeringen betekenen
NIET INGESTELD, of een roze activiteit
Er ontbreekt iets, zoals een aanbieder, de accommodatie of een gegeven van een passagier.
Een gekleurde rand
De boeking is niet volledig betaald: Niet bevestigd, Onbetaald of Aanbetaling betaald.
Overlappende opdrachten
De aanbieder heeft op hetzelfde moment een andere opdracht.
Een envelop met een getal
Hoeveel aanbieders nog niet hebben gereageerd op een werkaanbieding voor de opdracht.
Middelen
De activiteit gebruikt middelen; Middel overboekt betekent dat er een op is.
Buiten gebruik
Onder een datum: eenheden van een middel die die dag niet te gebruiken zijn.
Duur verouderd
De duur van de tour is gewijzigd: klik op het pictogram en daarna op Afstemmen op tourinstelling.
Deelt zijn locatie
Een gids of chauffeur deelt waar hij is: klik op het pictogram voor de Crewkaart.
Wat je gidsen en chauffeurs zien
Je gidsen en chauffeurs zien alleen hun eigen opdrachten, onder Mijn agenda en in TourTask Crew.