Come importare le prenotazioni da un foglio di calcolo
Importa le prenotazioni che hai già da un file Excel o CSV, invece di digitarle di nuovo. Crea prima i tuoi tour in TourTask: l’importazione non crea mai tour.
Prima di iniziare
- ✓Il tuo file indica, per ogni prenotazione, il nome del cliente, il tour e la sua data.
- ✓I tuoi tour di gruppo hanno gli orari di partenza delle tue prenotazioni: una prenotazione di gruppo si unisce alla partenza del suo orario.
- ✓Arrivi da FareHarbor? TourTask abbina per te le colonne del suo file esportato: vedi Da FareHarbor.
Importare il tuo file
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Apri l’importazione
Vai su Prenotazioni → Importa, oppure clicca su Importa prenotazioni in fondo a Prenotazioni → Visualizza.
- 2
Scegli l’origine
Clicca su Foglio di calcolo personalizzato.
- 3
Carica il file
Clicca su Scegli un file, oppure trascina e rilascia il file: Excel (.xlsx) o CSV, al massimo 20 MB. Se la tua cartella di lavoro ha più fogli, scegli il Foglio. Clicca su Avanti.
- 4
Abbina le colonne
Per ogni colonna del tuo file, scegli in Corrisponde a il campo di TourTask che contiene, oppure lasciala su Ignora. TourTask lo deduce dalle tue intestazioni. Nome cliente, Tour e Data del tour sono obbligatori.
- 5
Abbina i tuoi tour
In Abbina i tuoi tour, scegli il tour di TourTask per ogni nome di tour del tuo file. I nomi identici, e quelli abbinati in un’importazione precedente, sono già a posto; un Suggerimento dell'IA completa gli altri di cui è sicuro. Non importare queste prenotazioni esclude un nome.
- 6
Scegli privato o di gruppo
Per un tour che vendi in entrambi i modi, scegli Tour privato o Tour di gruppo: il tuo file non dice quale hanno prenotato i clienti.
- 7
Abbina gli altri valori
Se il tuo file ha altre colonne che indicano elementi di TourTask, come un metodo di pagamento o un punto di ritrovo, scegli il Valore TourTask per ciascuno dei loro valori.
- 8
Controlla l’anteprima
TourTask controlla ogni prenotazione senza salvare nulla: quante sono pronte, escluse o non importabili. Apri Cose da controllare per i dettagli: gli errori bloccano una prenotazione, gli avvisi no.
- 9
Importa
Clicca su Avanti, poi sul pulsante di importazione con il numero delle tue prenotazioni, ad esempio Importa 25 prenotazioni. Ogni prenotazione viene salvata da sola, quindi una con un problema non blocca mai le altre.
Cosa porta l’importazione
| Dal tuo file | In TourTask |
|---|---|
| Nome, e-mail, telefono, paese e lingua del cliente | Il contatto della prenotazione; un’e-mail già nota la collega al cliente esistente |
| Tour, variante, data e orario | Un tour nella prenotazione; le righe con lo stesso riferimento ordine formano un’unica prenotazione |
| Passeggeri | Un totale, oppure adulti, bambini e altre età; anche nomi ed età |
| Prezzo e valuta | Il tuo prezzo viene mantenuto; senza prezzo, quello di oggi |
| Importo pagato | Un pagamento sulla prenotazione |
| Annullata il | Una prenotazione annullata, finché Importa le prenotazioni annullate come annullate è attivo |
| Riferimento prenotazione | Salvato nella nota del tour e usato per saltare le prenotazioni già importate |
Gli extra, le agenzie e gli alloggi non vengono importati.
Le prenotazioni importate ricevono le tue e-mail automatiche come tutte le altre: un cliente il cui tour è già passato può ricevere una richiesta di recensione. Per evitarlo, importa le prenotazioni da oggi in poi.
Prenotazioni che non si possono importare
L’anteprima elenca ogni prenotazione che non può importare e il motivo. Il caso più comune, per i tour di gruppo: un orario di partenza che non è tra gli orari del tour quel giorno, oppure una partenza senza più posti. Aggiungi l’orario al tour o aumenta la capacità, poi clicca su Indietro e Avanti per ricontrollare.
Domande frequenti
Sì, se una colonna contiene un riferimento prenotazione: le prenotazioni già importate vengono saltate. Senza riferimenti, verrebbero create di nuovo.
No. Crea solo nuove prenotazioni.
I membri del personale che possono creare prenotazioni, con accesso a Prenotazioni → Crea.