KPI y flujo de caja para operadores turísticos: las cifras clave
Siete cifras muestran qué tours dan dinero, y una previsión de caja muestra cuándo va a faltar dinero.
Vigila siete cifras cada mes
| Cifra | Cómo calcularla | Qué te dice |
|---|---|---|
| Ingresos y ganancia por salida | Lo que ingresó una salida; para la ganancia, resta guía, conductor, vehículo, entradas y comisión | Qué tours y horarios mantener, cambiar o quitar |
| Ocupación | Plazas vendidas ÷ plazas ofrecidas: 8 clientes en un bus de 12 plazas es un 67 % | Dónde añadir salidas o subir precios, y dónde recortar |
| Tasa de conversión | Reservas ÷ visitas a tu web | Si tus páginas de tours y el pago funcionan |
| Valor medio por reserva | Ventas ÷ reservas | Si los tours privados y los extras suben lo que aporta cada reserva |
| Costo de una reserva, por canal | La comisión que se queda una web de reservas o un agente; para los anuncios, el gasto ÷ las reservas que trajeron | Qué canales impulsar y cuáles abandonar |
| Valoración | Tu media en cada web y las reseñas nuevas del mes | Si la calidad se mantiene a medida que creces |
| Cancelaciones y no-shows | Reservas canceladas o no-show ÷ todas las reservas, por tour y canal | Si funcionan tus recordatorios y tus reglas de reserva |
No hay referencias públicas fiables de las tasas de conversión, cancelación o no-show en tours. Mide las tuyas durante tres meses y luego mejóralas.
Prevé tu caja a 13 semanas
La ganancia no es caja: las webs de reservas pagan después del tour, y los costos siguen corriendo cuando bajan las reservas. Dale una columna a cada semana:
| Línea | Qué incluye |
|---|---|
| Caja inicial | Tu saldo en el banco; después, el cierre de la semana anterior |
| Cobros | Pagos directos y depósitos, y el pago de cada web de reservas en su fecha |
| Pagos | Guías y personal, combustible, alquiler, préstamos y cualquier otra factura, en su vencimiento |
| Caja final | Inicial + cobros − pagos: actúa ya en cualquier semana que quede demasiado baja |
Para cobrar antes y completo:
- Cobra el pago completo o un depósito en las reservas directas.
- Pide a grupos y agentes un depósito y una fecha para el resto.
- Coteja cada mes el extracto de cada web de reservas con sus reservas.
Aparta una parte de lo que ingresas en cada mes fuerte. Las facturas siguen llegando cuando bajan las reservas, y las webs de reservas te pagan tus últimas semanas fuertes cuando ya terminó la temporada.
Planifica la temporada baja
Vende al público local
Residentes, escuelas, empresas y eventos, con tours más cortos o de temporada: consulta Hoteles, agencias y grupos.
Haz volver a clientes anteriores
Una oferta para amigos y familia, enviada por correo solo a los clientes que reservaron directamente: consulta Experiencia del cliente.
Haz menos salidas
Menos horarios, cada uno con un grupo mínimo, y alquila el equipo que no uses.
Prepárate para la próxima temporada
Usa las semanas tranquilas para tu lista de antes de la temporada alta.
En TourTask
Economía → Reportes muestra la ganancia de cada mes y lo que ganó una salida en grupo: consulta Reportes. Los puntos de venta registran de dónde vino cada reserva, y los depósitos traen dinero en cuanto los clientes reservan.