So weist du deinen Touren Guides, Fahrer und Fahrzeuge zu
Jede Aktivität im Einsatzkalender listet ihre Aufträge auf, etwa Guide und Fahrzeug. Gib jedem Auftrag einen Anbieter und Kosten und schicke dem Anbieter dann seinen Plan.
Einen Anbieter zuweisen
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Das Menü des Auftrags öffnen
Klicke im Einsatzkalender beim Auftrag auf NICHT GESETZT oder auf den Namen seines Anbieters und wähle Anbieter zuweisen.
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Suchen
Gib unter Neuer Anbieter mindestens zwei Buchstaben eines Namens in Anbieter suchen ein.
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Den Anbieter wählen
Wähle eine Person für einen Guide-, Fahrer- oder ausgelagerten Auftrag oder ein Fahrzeug für einen Fahrzeugauftrag.
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Speichern
Klicke auf Speichern.
Die Suche listet nur Benutzer mit der Rolle Anbieter auf, die du unter Benutzer → Verwalten vergibst, und ihre Fahrzeuge. Die Aufträge einer Aktivität kommen aus den Komponenten ihrer Tour.
Einen Anbieter entfernen
Öffne beim Auftrag Anbieter zuweisen, lass Anbieter suchen leer und klicke auf Anbieter entfernen. Beim Auftrag steht wieder NICHT GESETZT.
Die Kosten festlegen
Jeder Auftrag zeigt seine Kosten in Klammern oder Kosten noch nicht festgelegt. Klicke darauf, um Kosten bearbeiten zu öffnen, gib den Betrag ein und klicke auf Speichern. Kosten entfernen löscht sie.
Die Kosten sind das, was du diesem Anbieter für diesen Auftrag an diesem Tag zahlst: Das rechnest du unter Finanzen → Bezahlen → Touren ab. Um die Kosten nicht auf dem Bildschirm zu zeigen, wähle im Menü des Kalenders Ausblenden → Kosten.
Ein Anbieter, der nicht pro Aktivität bezahlt wird, etwa ein festangestellter Guide oder dein eigenes Fahrzeug, zeigt statt Kosten Wird nicht pro Aktivität bezahlt. Um ihn für diese eine Aktivität zu bezahlen, klicke darauf und schalte Für diese Aktivität bezahlt ein. Schalte es aus, wenn du einen Anbieter für eine Aktivität nicht bezahlen willst. Der Auftrag behält diese Wahl; ein anderer Anbieter bringt seine eigene Einstellung mit.
Überlappende Aufträge
TourTask warnt dich, wenn ein Anbieter zwei Aufträge zur selben Zeit hätte, hält dich aber nie auf.
- In der Suche hat ein belegter Anbieter eine Zeile unter seinem Namen, etwa Belegt 10:00 – 13:00 · Stadtrundgang.
- Sobald du ihn wählst, listet eine Warnung seine anderen Aufträge auf. Speichern funktioniert trotzdem, für jemanden, der beides schafft.
- Im Kalender markiert ein orangefarbenes Kalendersymbol hinter dem Namen eines Anbieters einen Auftrag, der sich mit einem anderen überschneidet. Filter → Überlappende Aufträge zeigt nur diese Aktivitäten.
- Ausgelagerte Aufträge werden nie geprüft, ebenso wenig Aufträge, deren Komponente Kann mehrere Aufträge zur selben Zeit übernehmen eingeschaltet hat, etwa Lunchpakete.
Dem Anbieter seinen Plan schicken
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Das Menü öffnen
Klicke im Kalender auf den Namen des Anbieters und wähle Anbieter benachrichtigen.
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Den Weg wählen
Hake Per E-Mail benachrichtigen, Per SMS benachrichtigen oder beides an. SMS werden zu deiner Monatsrechnung hinzugefügt.
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Die Tage wählen
Wähle unter Zu benachrichtigende Tage, wie viele Tage ab dem Datum der Aktivität abgedeckt werden. Entferne unter Zu benachrichtigende Aktivitäten den Haken bei jeder Aktivität, die wegfallen soll.
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Senden
Prüfe die Nachrichtenvorschau und klicke auf Benachrichtigung senden.
Die Nachricht listet jede Aktivität auf: Uhrzeit, Tour, Buchung und Passagiere, den Treffpunkt mit den Kunden und die anderen Aufträge mit ihren Anbietern. Was das Personal jedes Auftrags sieht, legst du unter Erinnerungen für Mitarbeiter fest, die diese Nachrichten auch jeden Tag für dich senden können.
Häufige Fragen
Nur Benutzer mit der Rolle Anbieter werden aufgelistet. Gib ihnen die Rolle unter Benutzer → Verwalten: siehe Guides und Fahrer. Ein Fahrzeug wird aufgelistet, wenn sein Eigentümer Anbieter ist.
Für diesen Auftrag ist eine Zahlung erfasst, auch eine teilweise, daher ist sein Anbieter gesperrt: Der Dialog zeigt ein Schloss. Mache zuerst die Zahlung rückgängig. Die Kosten lassen sich weiterhin ändern.
Ja. SMS deaktivieren und E-Mail deaktivieren stoppen nur die automatischen Erinnerungen für Mitarbeiter: Anbieter benachrichtigen wird gesendet, weil du es angefordert hast.