Com importar les reserves des d’un full de càlcul
Importeu les reserves que ja teniu des d’un fitxer Excel o CSV, en lloc de tornar-les a escriure. Primer creeu els vostres tours a TourTask: la importació mai no crea tours.
Abans de començar
- ✓El vostre fitxer té, per a cada reserva, el nom del client, el tour i la seva data.
- ✓Els vostres tours en grup tenen les hores d’inici de les vostres reserves: una reserva de grup s’afegeix a la sortida de la seva hora.
- ✓Veniu de FareHarbor? TourTask us assigna les columnes del seu fitxer exportat: vegeu Des de FareHarbor.
Importeu el fitxer
- 1
Obriu l’importador
Aneu a Reserves → Importa, o feu clic a Importa reserves a la part inferior de Reserves → Mostra.
- 2
Trieu l’origen
Feu clic a Full de càlcul personalitzat.
- 3
Pugeu el fitxer
Feu clic a Tria un fitxer, o arrossegueu-hi el fitxer: Excel (.xlsx) o CSV, de 20 MB com a màxim. Si el vostre llibre té diversos fulls, trieu el Full. Feu clic a Següent.
- 4
Assigneu les columnes
Per a cada columna del fitxer, trieu a S’assigna a el camp de TourTask que conté, o deixeu-la a Ignora. TourTask ho dedueix de les vostres capçaleres. Nom del client, Tour i Data del tour són obligatoris.
- 5
Emparelleu els tours
A Emparella els tours, trieu el tour de TourTask per a cada nom de tour del fitxer. Els noms exactes, i els que vau emparellar en una importació anterior, ja estan llestos; un Suggeriment d’IA n’omple d’altres dels quals està segur. No importis aquestes reserves deixa fora un nom.
- 6
Trieu privat o en grup
Per a un tour que veneu de totes dues maneres, trieu Tour privat o Tour en grup: el fitxer no diu quin van reservar els clients.
- 7
Emparelleu els altres valors
Si el fitxer té altres columnes que anomenen coses de TourTask, com ara un mètode de pagament o un punt de recollida, trieu el Valor de TourTask per a cadascun dels seus valors.
- 8
Reviseu la previsualització
TourTask revisa cada reserva sense desar res: quantes estan a punt, quantes queden excloses i quantes no es poden importar. Obriu Aspectes que cal revisar per veure’n els detalls: els errors aturen una reserva; els avisos, no.
- 9
Importeu
Feu clic a Següent i després al botó d’importar amb el nombre de les vostres reserves, com ara Importa 25 reserves. Cada reserva es desa per separat, de manera que una amb un problema mai no atura les altres.
Què porta la importació
| Del vostre fitxer | A TourTask |
|---|---|
| Nom, correu electrònic, telèfon, país i idioma del client | El contacte de la reserva; un correu conegut la vincula al client existent |
| Tour, variant, data i hora | Un tour a la reserva; les files amb la mateixa referència de la comanda formen una sola reserva |
| Passatgers | Un total, o adults, infants i altres edats; també noms i edats |
| Preu i moneda | Es manté el vostre preu; si no n’hi ha, el preu d’avui |
| Import pagat | Un pagament a la reserva |
| Data de cancel·lació | Una reserva cancel·lada, mentre Importa les reserves cancel·lades com a cancel·lades estigui activat |
| Referència de la reserva | Es desa a la nota del tour i serveix per ometre les reserves ja importades |
Els complements, les agències i l’allotjament no s’importen.
Les reserves importades reben els vostres correus automàtics com qualsevol altra: un client amb el tour ja acabat pot rebre una sol·licitud de ressenya. Per evitar-ho, importeu les reserves a partir d’avui.
Reserves que no es poden importar
La previsualització mostra cada reserva que no pot importar i el motiu. El més habitual, en els tours en grup: una hora d’inici que no és cap de les hores del tour aquell dia, o una sortida sense places lliures. Afegiu l’hora al tour o augmenteu la capacitat, i després feu clic a Enrere i Següent per tornar-ho a comprovar.
Preguntes freqüents
Sí, si una columna conté una referència de la reserva: les reserves importades abans s’ometen. Sense referències, es tornarien a crear.
No. Només crea reserves noves.
El personal que pot crear reserves, amb accés a Reserves → Crea.