Groepstours: vertrekken, plaatsen en groepsplanning
Een groepstour verkoopt plaatsen op een gedeeld vertrek: meerdere boekingen reizen samen, met dezelfde gids en hetzelfde voertuig. De Capaciteit van een vertrek is het aantal plaatsen, gedeeld door alle boekingen.
Hoe een vertrek opent
Je hoeft vertrekken niet vooraf aan te maken. De eerste boeking voor een datum en starttijd opent het vertrek, en de volgende boekingen sluiten aan tot de plaatsen vol zijn. Wil je vooruit plannen, dan kun je ook zelf vertrekken toevoegen op de pagina Planning.
De pagina Planning
Rondleidingen → Groepsreizen → Planning toont je groepsvertrekken in een datumbereik, één rij per groep.
- Pax: één vakje per plaats, gevuld voor elke geboekte passagier.
- NIET INGESTELD onder een component: er is nog niemand toegewezen. Klik erop om een gids of voertuig en de kosten te kiezen.
- Selecteer rijen zoals in een bestandsverkenner: klik, Ctrl-klik of Shift-klik erop, of sleep er een kader overheen.
- Filter toevoegen beperkt de lijst tot één tour.
De vier tabbladen
De tabbladen boven de lijst werken op de vertrekken en groepen die je selecteert:
| Tabblad | Wat het doet |
|---|---|
| Vertrekken toevoegen | Maakt vertrekken van een tour aan op de dagen die je kiest |
| Groepen toevoegen | Voegt een groep toe aan de geselecteerde vertrekken, zoals een tweede bus |
| Groepen bewerken | Wijzigt de capaciteit, gids, het voertuig en de kosten van de geselecteerde groepen |
| Vertrekken bewerken | Wijzigt de datum, tour, tijd of duur van de geselecteerde vertrekken, of verwijdert ze |
Vertrekken vooraf toevoegen
- 1
Kies de tour
Kies op Vertrekken toevoegen de tour, het Datumbereik en de Ophaaltijd.
- 2
Kies de dagen
Kies de Dagen van de week, en Alleen oneven dagen of Zelfs dagen alleen als de tour dat nodig heeft.
- 3
Voeg ze toe
Klik op Vertrekken toevoegen aan schema. Data die het vertrek al hebben, worden overgeslagen.
Gidsen en voertuigen toewijzen
- 1
Selecteer de groepen
Klik op de rijen van de groepen in de lijst en open dan Groepen bewerken.
- 2
Kies wie en wat het kost
Kies voor elke component de Naam van de gids of het voertuig en vul de Kosten in. Zet Toepassen aan naast elke waarde die je instelt.
- 3
Sla op
Klik op de opslagknop onder het formulier, zoals Wijzigingen opslaan voor 1 groep.
Je kunt ze ook dag voor dag toewijzen in de Operationele kalender. Een betaalde gids of een betaald voertuig van een groep kun je niet meer wijzigen.
Passagierslijsten
Elk vertrek krijgt een passagierslijst, opgebouwd uit de passagiersgegevens die je tour verzamelt. Open hem met Bekijk passagierslijst in de Operationele kalender: elke ingelogde medewerker kan dat, en gidsen vinden een link ernaar in hun herinneringen.
Veelgestelde vragen
Zet de Capaciteit van de groep op 0 onder Groepen bewerken: de groep toont Gesloten en neemt geen nieuwe passagiers meer aan. De capaciteit kan niet lager worden dan het aantal al geboekte plaatsen.
Selecteer het en wijzig de datum onder Vertrekken bewerken. De boekingen gaan mee.
Het heeft nog passagiers, of een gids of voertuig die al betaald is. Verplaats of annuleer eerst de boekingen.
Onder Rondleidingen → Cruiseschepen → Groepsplanning, schip voor schip: zie cruiseschepen.