Groepstours: vertrekken, plaatsen en groepsplanning

Je hoeft vertrekken niet vooraf aan te maken. De eerste boeking voor een datum en starttijd opent het vertrek, en de volgende boekingen sluiten aan tot de plaatsen vol zijn. Wil je vooruit plannen, dan kun je ook zelf vertrekken toevoegen op de pagina Planning. Of toon alle vertrekken die je schema's aanbieden voordat iemand ze boekt, zoals hieronder beschreven.

Tours → Groepsreizen plannen toont je groepsvertrekken in een datumbereik, één rij per groep.

• Pax: één vakje per plaats, gevuld voor elke geboekte passagier.
• NIET INGESTELD onder een component: er is nog niemand toegewezen. Klik erop om een gids of voertuig en de kosten te kiezen.
• Selecteer rijen zoals in een bestandsverkenner: klik, Ctrl-klik of Shift-klik erop, of sleep er een kader overheen.
• Filter toevoegen beperkt de lijst tot één tour.

De tabbladen boven de lijst werken op de vertrekken en groepen die je selecteert:

1. 1

   Kies de tour

   Kies op Vertrekken toevoegen de tour, het Datumbereik en de Ophaaltijd.

2. 2

   Kies de dagen

   Kies de Dagen van de week, en Alleen oneven dagen of Alleen even dagen als de tour dat nodig heeft.

3. 3

   Voeg ze toe

   Klik op Vertrekken toevoegen aan schema. Data die het vertrek al hebben, worden overgeslagen.

Een vertrek verschijnt normaal pas in de Operationele kalender en op de pagina Planning als iemand het boekt of als je het zelf toevoegt. Plan je gidsen en voertuigen ver vooruit, dan kun je alle vertrekken tonen die de schema's van je tours aanbieden, vanaf vandaag, precies zoals een gepland vertrek eruitziet.

1. 1

   Kies de tours

   Ga naar Configuratie → Boekingen en zoek de kaart Geplande vertrekken voordat ze geboekt zijn. Kies Tonen voor alle tours, Alleen tonen voor geselecteerde tours of Tonen voor alle tours behalve de geselecteerde; kies bij de laatste twee ook de tours. De wijziging wordt meteen opgeslagen.

2. 2

   Plan de vertrekken

   Wijs in de Operationele kalender of op de pagina Planning gidsen en voertuigen toe, stel hun kosten in, voeg een groep toe of wijzig de capaciteit, zoals bij elk vertrek.

Er wordt niets opgeslagen tot je een vertrek wijzigt: je eerste wijziging slaat het op als gepland vertrek, en boekingen sluiten er daarna bij aan zoals bij elk gepland vertrek. Een vertrek dat niemand heeft geboekt of gewijzigd, kan niet worden verwijderd of verplaatst, omdat je schema het blijft aanbieden: blokkeer de datum of wijzig het schema van de tour om het te stoppen. Excursies aan land worden niet getoond. Niet tonen zet de instelling weer uit; vertrekken die al zijn opgeslagen, blijven.

1. 1

   Selecteer de groepen

   Klik op de rijen van de groepen in de lijst en open dan Groepen bewerken.

2. 2

   Kies wie en wat het kost

   Kies voor elke component de Naam van de gids of het voertuig en vul de Kosten in. Zet Toepassen aan naast elke waarde die je instelt.

3. 3

   Sla op

   Klik op de opslagknop onder het formulier, zoals Wijzigingen opslaan voor 1 groep.

Je kunt ze ook dag voor dag toewijzen in de Operationele kalender. Een betaalde gids of een betaald voertuig van een groep kun je niet meer wijzigen.

Elke groep van een vertrek heeft een passagierslijst, opgebouwd uit de passagiersgegevens die je tour verzamelt. Open in de Operationele kalender het menu (⋮) naast de passagiers van de groep en kies Bekijk passagierslijst. Medewerkers die de operationele kalender mogen openen of groepstours mogen plannen kunnen hem openen, net als de gidsen en chauffeurs van de groep, die ook een link ernaar in hun herinneringen vinden.