Como enviar lembretes automáticos aos seus guias e motoristas
Os lembretes para a equipa avisam todas as pessoas que trabalham nos seus passeios dos trabalhos do dia seguinte, por SMS, e-mail ou ambos. Configure-os em Configuração → Lembretes para a equipe.
Programar um lembrete
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Abra a página
Vá a Configuração → Lembretes para a equipe.
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Adicione um lembrete
Em Lembretes programados, clique em Adicionar.
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Escolha o canal e a hora
Em Adicionar método, escolha o Tipo, Mensagens SMS ou E-mail, e a hora em Hora, das 06:00 às 23:00 no fuso horário da sua empresa. Clique em Adicionar.
Adicione um lembrete para cada canal e hora que quiser, como um e-mail de manhã e um SMS à noite. Todos os dias, cada pessoa com um trabalho no dia seguinte recebe o seu lembrete; quem não tem trabalho não recebe nada.
Confirme cada trabalho com a sua equipa bem antes do dia. Um lembrete de manhã deixa-lhe o dia todo para encontrar outra pessoa se alguém não puder ir.
O que diz o lembrete
- Cada uma das suas atividades do dia seguinte: a hora, o passeio, o nome da reserva com os seus passageiros e onde encontrar os clientes.
- Primeiro o seu próprio trabalho, depois os outros trabalhos com os respetivos fornecedores.
- Num passeio privado, o telefone do cliente, se optar por mostrá-lo (abaixo).
- Num passeio em grupo, uma ligação Ver lista de passageiros (veja listas de passageiros).
Cada pessoa recebe-o no seu próprio idioma. Nunca inclui as notas da reserva nem um texto seu.
Escolher o que cada trabalho vê
Em Conteúdo da mensagem por componente, clique no botão de editar na linha de um trabalho, como Guia:
- Outros componentes: Mostrar todos, exceto os selecionados, ou Mostrar apenas os selecionados. Um restaurante pode ver apenas o guia, por exemplo.
- Mostrar o telefone do cliente nos passeios privados: desativado até o ativar.
- Mostrar o alojamento e Mostrar o ponto de recolha: ativados até os desativar.
Clique em Salvar. As mesmas escolhas aplicam-se ao horário que envia com Notificar fornecedor (veja atribuir guias e motoristas).
Quanto custa
| Canal | Custo |
|---|---|
| Gratuito | |
| Mensagens SMS | Por mensagem, ao Custo por mensagem SMS do seu país indicado na página. Um lembrete longo ocupa várias mensagens. |
Os custos dos SMS são acrescentados à sua fatura mensal do TourTask. Em Encurtar mensagens SMS, quatro interruptores tornam cada SMS mais curto: Encurtar introdução, Remover lembrete de chegada antecipada, Remover frase motivacional e Remover o link da lista de passageiros. O Exemplo por baixo mostra a mensagem e quantas mensagens SMS ocupa.
Deixar de receber lembretes
Cada e-mail de lembrete tem uma ligação para cancelar a subscrição. Para parar os lembretes de uma pessoa, ative Desativar SMS ou Desativar e-mail no separador de fornecedor dessa pessoa, em Usuários → Gerenciar (veja Guias e motoristas).
Lembretes no TourTask Crew
No fundo da página, TourTask Crew reúne duas definições da app TourTask Crew. Não têm custo.
- Lembrar a equipe de iniciar o tour: tantos Minutos antes de o tour começar quantos escolher (30 até alterar), o telemóvel de cada membro da equipa pede-lhe que inicie o passeio. Cada pessoa pode desativar estes lembretes na app.
- Mostrar onde está a equipe: permite ao seu escritório ver a equipa no Mapa da equipe (veja partilha da localização).
Perguntas frequentes
Não tem trabalho no dia seguinte, cancelou a subscrição dos e-mails de lembrete, ou tem Desativar SMS ou Desativar e-mail ativado. Para enviar um horário agora, use Notificar fornecedor no calendário de operações.
Não: abrange sempre o dia seguinte. Notificar fornecedor envia até 30 dias de uma vez.