KPI’s en cashflow voor touroperators: de cijfers die je moet volgen
Zeven cijfers laten zien welke tours geld opleveren, en een cashflowprognose laat zien wanneer het geld krap wordt.
Volg elke maand zeven cijfers
| Cijfer | Hoe je het berekent | Wat het je vertelt |
|---|---|---|
| Omzet en winst per vertrek | Wat een vertrek opbracht; voor de winst min gids, chauffeur, voertuig, entreegelden en commissie | Welke tours en tijden je houdt, aanpast of schrapt |
| Bezetting | Verkochte plaatsen ÷ aangeboden plaatsen: 8 gasten in een bus met 12 plaatsen is 67% | Waar je vertrekken toevoegt of prijzen verhoogt, en waar je inkrimpt |
| Conversieratio | Boekingen ÷ bezoeken aan je website | Of je tourpagina’s en je afrekenproces werken |
| Gemiddelde boekingswaarde | Omzet ÷ boekingen | Of privétours en extra’s verhogen wat elke boeking oplevert |
| Kosten van een boeking, per kanaal | De commissie die een boekingssite of reisbureau inhoudt; voor advertenties de uitgaven ÷ de boekingen die ze opleverden | Welke kanalen je uitbouwt en welke je laat vallen |
| Beoordeling | Je gemiddelde op elke site, en de nieuwe beoordelingen van de maand | Of de kwaliteit standhoudt terwijl je groeit |
| Annuleringen en no-shows | Geannuleerde boekingen of no-shows ÷ alle boekingen, per tour en kanaal | Of je herinneringen en boekingsregels werken |
Er bestaan geen betrouwbare openbare benchmarks voor de conversie-, annulerings- of no-showpercentages van tours. Meet die van jou drie maanden lang en verbeter ze daarna.
Voorspel je cashflow 13 weken vooruit
Winst is geen geld op de bank: boekingssites betalen na de tour, en de kosten lopen door als de boekingen teruglopen. Geef elke week een kolom:
| Regel | Wat erin komt |
|---|---|
| Saldo aan het begin | Je banksaldo, daarna het eindsaldo van de week ervoor |
| Inkomsten | Directe betalingen en aanbetalingen, en de uitbetaling van elke boekingssite op de betaaldatum |
| Uitgaven | Gidsen en personeel, brandstof, huur, leningen en elke andere rekening, op de vervaldatum |
| Saldo aan het eind | Begin + inkomsten − uitgaven: grijp nu in bij elke week die te laag uitkomt |
Zo word je sneller en volledig betaald:
- Vraag bij directe boekingen de volledige betaling of een aanbetaling.
- Vraag groepen en reisbureaus om een aanbetaling en een datum voor de rest.
- Controleer elke maand het overzicht van elke boekingssite tegen de boekingen.
Zet van elke drukke maand een deel van de inkomsten opzij. Rekeningen blijven komen als de boekingen teruglopen, en boekingssites betalen je laatste drukke weken pas uit na het seizoen.
Plan het laagseizoen
Verkoop aan de lokale markt
Inwoners, scholen, bedrijven en evenementen, met kortere of seizoensgebonden tours: zie Hotels, reisbureaus en groepen.
Haal eerdere gasten terug
Een aanbieding voor vrienden en familie, alleen gemaild naar gasten die direct boekten: zie Gastbeleving.
Plan minder vertrekken
Minder tijden, elk met een minimumgroep, en ongebruikte uitrusting verhuurd.
Bereid het volgende seizoen voor
Gebruik de rustige weken voor je checklist voor het hoogseizoen.
In TourTask
Financiën → Rapporten toont de winst van elke maand en wat één groepsvertrek opbracht: zie Rapporten. Verkooppunten leggen vast waar elke boeking vandaan kwam, en aanbetalingen brengen geld binnen zodra gasten boeken.