Locations dans TourTask : kayaks, vélos, équipement et véhicules
Une location est ce que vous louez à la durée : un kayak pour une demi-journée, un vélo à l’heure, une voiture à la journée. Les clients la réservent sur votre page de réservation et votre site, dans le même panier que les visites, et votre équipe l’ajoute à n’importe quelle réservation.
Créer une location
- 1
Partez d’une carte
Allez dans Locations, cliquez sur Nouvelle location et choisissez une carte, comme À l’heure ou Demi-journée / journée. Saisissez le Nom de la location et le Premier article, puis cliquez sur Créer. La carte remplit les tarifs, les heures de retrait et les horaires d’ouverture.
- 2
Ajoutez vos articles
Dans Articles, ajoutez ce que vous louez, comme un kayak simple et un kayak double, avec leurs Places. Faites d’un article un Extra quand il ne va qu’avec d’autres : un siège enfant, une assurance, une livraison. Donnez à chaque article une Photo : les clients la voient à côté de l’article en réservant.
- 3
Réglez leur disponibilité
Dans Disponibilité, choisissez pour chaque article : Aucune limite, Utiliser une de vos ressources ou Créer une nouvelle ressource avec le nombre que vous avez. Les locations n’ont pas de stock propre : elles partagent vos ressources avec les visites, qui comptent alors les mêmes kayaks ou voitures.
- 4
Saisissez les prix
Dans Prix, saisissez le prix de chaque article pour chaque tarif. L’Aperçu des prix montre ce que coûtent quelques durées d’exemple.
- 5
Réglez le retrait et le retour
Dans Retrait et retour, réglez vos horaires d’ouverture, les heures de retrait et la location la plus courte et la plus longue.
- 6
Ajoutez des composants
Dans Composants, ajoutez ce dont chaque article loué a besoin, comme un chauffeur et un véhicule pour chaque bus, et ce dont toute la location a besoin une seule fois, comme un guide. 3 bus loués apportent alors 3 chauffeurs à affecter.
- 7
Publiez-la
Activez Publique dans Catégorie et visibilité et cliquez sur Sauvegarder. Jusque-là, une nouvelle location reste masquée.
Comment fonctionnent les prix de location
Chaque article a son propre prix pour chaque tarif. Une réservation paie la façon la moins chère dont les tarifs couvrent sa durée.
| Tarif | À utiliser pour | Exemple |
|---|---|---|
| Prix par période | Un prix par heure, jour ou nuit, plus bas à partir d’une période suivante | Jour 1 : 80 000 ; dès le jour 2 : 50 000 |
| Forfait | Une durée fixe à un seul prix | Demi-journée : 40, puis 10 par heure supplémentaire |
| Prix par location | Un prix, quelle que soit la durée | Livraison à l’hôtel : 15 |
Chaque tarif indique Ce que signifie un jour (24 heures dès le retrait, un jour calendaire ou une nuit) et sa Tolérance : combien de minutes de retard au retour ne sont pas facturées. Les prix peuvent changer selon la saison et certains jours de la semaine (Prix par jour de semaine).
Avec plusieurs listes de prix, Liste de prix, au-dessus des prix, choisit la liste que vous modifiez. Votre page de réservation et votre site utilisent toujours votre liste par défaut.
Partager le stock avec les visites
Un kayak loué n’est pas proposé sur une visite en kayak à la même heure. Dans Visites → Ressources, chaque ressource fixe aussi ce que les locations peuvent prendre :
- Les locations peuvent utiliser : toutes les unités, au plus un nombre en même temps, ou seulement tant que plus d’un nombre restent libres, gardés pour les visites.
- Unités : Certains de vos véhicules fait de vos voitures une ressource. Les clients réservent la catégorie, et vous choisissez la voiture.
- Hors service : retire des unités pendant un temps, comme une voiture au garage. Le Calendrier des opérations marque les jours concernés, sous leur date.
En savoir plus : Ressources.
Du retrait au retour
Une location apparaît dans le Calendrier des opérations chaque jour qu’elle dure. Attribuez une voiture ou un chauffeur une seule fois, pour Tous les jours de la location.
- Dans la réservation, chaque article loué est une ligne à part, comme Voiture 1 et Voiture 2, avec ses composants. Choisissez qui fait chacun et son coût, et ajoutez ou retirez des composants avec Ajouter un composant et Retirer, comme pour une visite.
- Retiré et Rendu enregistrent l’heure. Une location rendue en avance libère ses unités aussitôt.
- Une location non rendue à temps s’affiche En retard. Dans la réservation, facturez le temps supplémentaire à vos prix ou ajoutez des frais de retard.
- Dans la réservation, Prolonger repousse le retour et ajoute le prix du temps supplémentaire.
- Ajouter des frais ajoute des articles réservés à l’équipe, comme le carburant ou le nettoyage, même après le retour.
Les locations réservées gardent leurs prix
Quand une location est réservée, la réservation enregistre son prix et tous les réglages dont ce prix dépend : les tarifs et leurs prix, les prix par saison et par jour de semaine avec les dates des saisons, les horaires d’ouverture et les règles de retrait, les réglages des articles, les cautions et les taux de change utilisés. Les modifications ultérieures de la location ne changent jamais les réservations existantes.
- Les modifications que votre équipe apporte ensuite à la réservation sont aussi calculées avec ces réglages enregistrés : la prolonger, ajouter des frais ou des frais de retard, la déplacer à une autre date, changer les articles.
- Pour calculer une ligne de location avec les prix et réglages actuels de la location, cliquez sur Modifier le prix sur la ligne, dans le formulaire de réservation, puis sur Utiliser le prix du jour.
- Un article ajouté à la location après la réservation est facturé à son prix actuel quand votre équipe l’ajoute à cette réservation.
- Une ligne de location déplacée vers une autre location prend les prix actuels de celle-ci.
Questions fréquentes
Non. La Caution par article est seulement affichée au client et sur la réservation. Encaissez-la au retrait.
Oui. Un article réglé sur Payé au retrait, comme le carburant ou un skipper, est dans le total mais n’est pas facturé en ligne. Le paiement indique ce qui se paie au retrait. Les e-mails de la réservation l’indiquent aussi, et un rappel de paiement ne demande que la partie payée en ligne.
Dans Économie → Rapports → Bénéfice mensuel, une location a une ligne pour chacun de ses jours avec un composant, comme une voiture ou un chauffeur. Les coûts que vous lui ajoutez là appartiennent à toute la location : ils figurent sur son premier jour dans le rapport et ne comptent qu’une fois, dans le mois de ce jour.
Les autres jours de la location indiquent à quelle date figurent ses coûts et ne proposent pas Ajouter un coût. Une visite de plusieurs jours apparaît de la même façon.
Oui. Activez Demande une adresse sur un article, comme une livraison à l’hôtel. La réservation demande alors l’hôtel ou l’adresse du client, et toute adresse est acceptée. Elle s’affiche comme Adresse de livraison sur la réservation, dans le Calendrier des opérations, dans les e-mails, dans les rappels au personnel et dans TourTask Crew.
Les clients ne voient que les heures avec du stock libre dont le retour tombe pendant vos horaires d’ouverture. Pour en proposer plus, autorisez Retraits et retours en dehors des horaires ou ajoutez une durée plus longue.
Oui. Chaque location a sa propre adresse, comme une visite. Ouvrez-la sur votre page de réservation ou votre site TourTask et partagez le lien. Les moteurs de recherche peuvent aussi la trouver.
Pas encore. Les locations se vendent sur votre page de réservation, votre site TourTask et dans le backoffice.