Suivi des distances des véhicules par les relevés du compteur
Le suivi des distances compare la distance qu’un véhicule parcourt entre deux relevés du compteur kilométrique à celle que ses visites, modules complémentaires et trajets déclarés devraient parcourir. Un net excédent révèle quand un véhicule roule en dehors du travail. Il ne compte que les relevés du compteur, jamais le GPS.
Comment fonctionne le suivi des distances
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Suivez le véhicule
Activez Suivre la distance dans le véhicule, sous Véhicules.
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Saisissez les distances des visites
Donnez à chaque visite sa Distance prévue, comme indiqué ci-dessous.
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L’équipe relève le compteur
Dans TourTask Crew, au début de chaque visite et, si elle le souhaite, à la fin.
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TourTask compare
La distance entre deux relevés est comparée à ce qu’expliquent les visites, modules complémentaires et trajets entre eux, plus la distance supplémentaire autorisée.
Où fixer la distance prévue
La distance prévue est la distance qu’un véhicule parcourt pendant une visite, du début à la fin. Ses champs apparaissent tant que l’un de vos véhicules est suivi.
| Où | Ce qu’elle fixe |
|---|---|
| Éditeur de visites : Distance prévue, sous Durée dans chaque Calendrier | La distance de la visite, privée et de groupe |
| Module complémentaire : Distance supplémentaire | Un détour quand le module est réservé : une fois par réservation privée, une fois par véhicule sur une visite de groupe |
| Réservation : Modifier la distance prévue | Une visite privée, un article personnalisé ou un départ de groupe |
| Visites → Visites de groupe → Planification → Modifier les départs | Les départs de groupe sélectionnés |
Laissez vide la valeur propre d’une réservation ou d’un départ pour suivre celle de la visite. Un article personnalisé n’a pas de visite : donnez-lui une distance sur la réservation, ou, après 5 mesures, TourTask utilise ce que parcourent d’habitude les articles personnalisés de ce nom.
Le rapport de suivi des distances
Ouvrez-le avec Rapport de suivi des distances sur la page Véhicules. Il montre les 30 derniers jours, sauf si vous choisissez une autre période. Ce qui demande votre attention :
| Dans le rapport | Que faire |
|---|---|
| Alertes ouvertes | Vérifiez chaque alerte et traitez-la (ci-dessous) |
| Relevés à vérifier | Confirmez, corrigez ou invalidez le relevé (ci-dessous) |
| Relevés de départ manqués | Rappelez à l’équipe de relever le compteur à Démarrer le circuit |
| Excursions sans distance prévue | Fixez la Distance prévue de la visite |
| Distances recommandées | Acceptez la distance que parcourt réellement une visite (ci-dessous) |
Cliquez sur un véhicule pour ouvrir sa page : ce qu’il a parcouru Entre les relevés, et ses Relevés, Visites et Autres trajets. Les administrateurs voient aussi Par personne : les visites, les relevés manqués et les alertes de chacun.
Traiter un Écart inattendu
Un Écart inattendu signifie que le véhicule a parcouru nettement plus que ce qu’expliquent ses visites, et plus que ce que ces visites parcourent d’habitude. Il apparaît sur votre tableau de bord TourTask et est envoyé par e-mail à vos Destinataires des alertes. Il reste ouvert jusqu’à ce qu’un administrateur le traite.
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Ouvrez l’alerte
Depuis la carte du tableau de bord, ou avec Ouvrir le rapport dans l’e-mail.
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Vérifiez-la
Regardez les relevés, leurs photos et les visites entre eux. Derniers affectés nomme qui avait le véhicule avant le plus grand intervalle, pas qui l’a conduit.
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Marquez-la
Un administrateur choisit Marquer comme expliquée, par exemple pour un détour que personne n’a déclaré, ou Marquer comme utilisation abusive, avec une note sur ce qui s’est passé et qui a conduit. Une alerte traitée ne peut plus être modifiée.
Une alerte En apprentissage concerne des visites mesurées moins de 5 fois, et n’est envoyée par e-mail que si l’excédent est important. Une alerte À confirmer, déclenchée par un relevé saisi à la main ou modifié, est confirmée par le relevé suivant s’il concorde, ou avec Confirmer l’alerte.
Relevés à vérifier
Un relevé qui ne cadre pas avec les relevés voisins, par exemple bien au-dessus de ce qu’expliquent les visites, ne compte pour aucune distance jusqu’à ce qu’un administrateur le vérifie. Sur la page du véhicule, un administrateur peut choisir :
- Confirmer le relevé : le nombre est juste.
- Corriger le relevé : le compteur affichait un autre nombre. Le premier reste enregistré.
- Invalider le relevé : il ne compte plus, et le relevé de sa visite peut être enregistré à nouveau.
- Marquer comme nouveau compteur : le compteur a été remplacé ou remis à zéro.
- Déplacer vers un autre véhicule : il a été pris sur un autre véhicule.
Distances recommandées
Après 5 mesures d’une visite, le rapport recommande la distance qu’elle parcourt réellement quand celle-ci diffère de celle saisie : Indiquer … ou Passer à … à partir du …. Accepter l’applique à partir de la date où l’itinéraire a changé : les visites antérieures gardent leur distance. Seule une personne autorisée à modifier les visites peut l’accepter.
Quand une personne fait une visite nettement plus longue que les autres, la recommandation est retenue et le rapport affiche son Excédent régulier.
Relevés et trajets ajoutés par le personnel
Sur la page d’un véhicule suivi, toute personne ayant accès à Véhicules peut utiliser Ajouter un relevé, avec le total (ODO), le moment où il l’affichait et une photo s’il y en a une. Ajouter un trajet déclare une conduite hors visite, comme le carburant, le garage ou un usage privé approuvé : sa distance compte comme prévue.
Qui peut faire quoi
| Qui | Ce qu’il peut faire |
|---|---|
| Le personnel ayant accès à Véhicules | Voir le rapport, activer le suivi, ajouter des relevés et des trajets, confirmer une alerte |
| Les administrateurs | En plus, traiter les alertes et modifier les relevés, voir les photos et Par personne, modifier les paramètres |
| Le personnel qui peut aussi modifier les visites | Accepter une distance recommandée |
| L’équipe d’une visite | Enregistrer ses relevés dans TourTask Crew, et voir les siens |
Personne n’agit sur une alerte qui le nomme, ni sur ses relevés.
Questions fréquentes
La visite apparaît sous Relevés de départ manqués, et le tableau de bord TourTask avertit les administrateurs quand une personne en manque 3 de suite. Le relevé suivant mesure quand même la distance depuis le précédent.
Il lui faut 5 mesures, et ce qu’elle parcourt réellement doit différer de sa distance prévue de plus que votre tolérance.
90 jours, et plus longtemps pour les relevés d’une alerte ouverte ou d’utilisation abusive.